Praca zdalna a informacje niejawne

Pytanie wraca w każdej jednostce i zwykle brzmi tak samo: „czy da się popracować nad tym w domu”. Odpowiedź jest krótka, ale warto rozumieć, skąd się bierze, bo od tego zależy, co można zrobić zamiast.

Krótka odpowiedź

Informacje niejawne przetwarza się w akredytowanym systemie i w strefie odpowiadającej ich klauzuli. Mieszkanie pracownika nie jest ani jednym, ani drugim.

Nie jest to kwestia zaufania do konkretnej osoby. Ochrona informacji niejawnych opiera się na warunkach, które da się sprawdzić i utrzymać, a warunków panujących w cudzym domu nie da się ani sprawdzić, ani utrzymać.

Skąd to wynika

Trzy elementy układają się w jedną odpowiedź.

System. Przetwarzanie odbywa się w systemie teleinformatycznym podlegającym akredytacji na zasadach z art. 48 ustawy o ochronie informacji niejawnych, którego konfigurację, granice i zasady eksploatacji opisuje SWB zgodnie z art. 49 ust. 1.

Strefa. Środki bezpieczeństwa fizycznego są integralną częścią ochrony i mają zapewniać kontrolę nad tym, kto ma dostęp do pomieszczenia i do materiałów.

Materiał. Wyniesienie dokumentu albo nośnika poza strefę jest przekazaniem materiału niejawnego i podlega regułom ewidencyjnym, a nie decyzji pracownika.

Praca w domu wymagałaby spełnienia wszystkich trzech warunków poza jednostką. To nie jest formalnie niemożliwe, ale wymagałoby uczynienia z mieszkania strefy z całą towarzyszącą dokumentacją, co w praktyce nie ma sensu.

Gdzie dokładnie leży granica

Warto rozróżnić trzy sytuacje, bo bywają mylone.

Praca z informacjami niejawnymi. Wyłącznie w strefie i w akredytowanym systemie.

Praca z informacjami jawnymi dotyczącymi projektu niejawnego. Dopuszczalna, o ile treść naprawdę jest jawna. Uwaga na agregację: zestawienie kilku jawnych informacji potrafi dać informację niejawną.

Rozmowa o sprawach służbowych. Telefon i komunikator nie są miejscem na treści niejawne, niezależnie od tego, gdzie znajduje się rozmówca.

Druga sytuacja jest najbardziej podchwytliwa, bo decyzja o tym, czy coś jest jeszcze jawne, zapada w głowie pracownika, często pod presją terminu.

Co stosuje się zamiast

Elastyczne godziny w strefie. Najprostsze rozwiązanie: praca odbywa się na miejscu, ale w porze dogodnej dla pracownika.

Stanowisko dostępne poza standardowymi godzinami, z zachowaniem zasad wejścia i ewidencji.

Rozdzielenie zadań. Część prac, która nie wymaga dostępu do informacji niejawnych, może być wykonywana zdalnie. Wymaga to jednak świadomego rozdzielenia materiałów już na etapie tworzenia dokumentacji, a nie przy każdym zadaniu z osobna.

Praca w innej lokalizacji jednostki, jeśli ma odpowiednią strefę.

Sytuacje kryzysowe

Doświadczenie z okresów, w których praca stacjonarna była utrudniona, pokazuje jedną rzecz: presja organizacyjna nie zmienia wymagań ochrony.

Jeśli jednostka przewiduje, że taka sytuacja może się powtórzyć, powinna to rozstrzygnąć w planie ochrony, w części dotyczącej postępowania w sytuacjach szczególnych, a nie improwizować w dniu zdarzenia.

Najczęstsze naruszenia

Zdjęcie ekranu telefonem, żeby popracować wieczorem.

Notatka z treścią niejawną zabrana do domu jako „własne notatki”.

Rozmowa telefoniczna o szczegółach w drodze do domu.

Przesłanie „tylko fragmentu” pocztą służbową.

Wszystkie cztery zdarzają się u ludzi zaangażowanych i pracowitych, którzy chcą zdążyć. Dlatego szkolenie powinno je nazywać wprost, zamiast poprzestawać na definicjach.

Podsumowanie

Informacji niejawnych nie przetwarza się poza strefą i poza akredytowanym systemem, a granicą nie jest zaufanie do pracownika, tylko sprawdzalność warunków. Rozwiązaniem organizacyjnym jest elastyczność co do czasu pracy, nie co do miejsca, oraz świadome rozdzielenie zadań jawnych od niejawnych.

Ustalacie zasady pracy przy materiałach niejawnych? Napiszcie do nas.