Kopiowanie i drukowanie dokumentów niejawnych: zasady i ewidencja

Kopiowanie i drukowanie dokumentów niejawnych wolno prowadzić tylko w zatwierdzonym obiegu, na urządzeniach i stanowiskach dopuszczonych do przetwarzania danej klauzuli, z decyzją osoby uprawnionej i wpisem w ewidencji. Stawką nie jest sama technika wykonania odbitki, lecz utrzymanie rozliczalności egzemplarzy, bo każda kopia, odpis, wyciąg i wydruk staje się materiałem niejawnym, który trzeba oznaczyć, wydać, przechować albo zniszczyć zgodnie z procedurą.

Podstawa i zakres

Punktem wyjścia jest ustawa o ochronie informacji niejawnych oraz akty wykonawcze dotyczące organizacji kancelarii tajnych i przetwarzania materiałów niejawnych, w szczególności rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych. Przepisy nie traktują kopii jako czynności technicznej oderwanej od ochrony informacji, tylko jako element przetwarzania materiału niejawnego.

Kopia, odpis, wyciąg, wypis, tłumaczenie i wydruk z systemu teleinformatycznego są materiałami, jeżeli zawierają informacje niejawne. Nie ma znaczenia, że powstały na chwilę, pomocniczo albo tylko dla osoby, która i tak miała dostęp do oryginału.

Ten tekst nie rozstrzyga, kto w konkretnej jednostce podpisał upoważnienie do zezwalania na kopie. To musi wynikać z dokumentacji ochrony informacji niejawnych, instrukcji kancelarii, decyzji kierownika jednostki albo dokumentacji systemu teleinformatycznego.

Kopiowanie i drukowanie dokumentów niejawnych w kancelarii

W kancelarii tajnej nie wykonuje się kopii dlatego, że ktoś potrzebuje egzemplarza na spotkanie. Najpierw trzeba ustalić podstawę: kto jest dysponentem dokumentu, jaki jest cel wykonania kopii, ilu egzemplarzy potrzeba i komu mają zostać wydane.

W praktyce poprawna kolejność wygląda tak:

• wpływa dyspozycja wykonania kopii, odpisu, wyciągu albo wydruku,
• kierownik kancelarii lub upoważniony pracownik sprawdza, czy osoba wnioskująca ma dostęp do danej klauzuli i potrzebę wynikającą z zadań,
• wykonuje się tylko liczbę egzemplarzy wskazaną w dyspozycji,
• każdy egzemplarz otrzymuje oznaczenia wymagane dla materiału niejawnego,
• fakt wykonania i wydania trafia do właściwej ewidencji,
• braki, próbne wydruki i wadliwe kartki są niszczone w trybie właściwym dla materiałów niejawnych.

Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy kancelaria działa jak zwykły punkt ksero: ktoś przynosi teczkę, prosi o dwa komplety, a wpis w ewidencji robi się później. Przy dokumentach niejawnych później zwykle oznacza brak pewności, ile egzemplarzy istnieje.

Kto zezwala na kopię

Obowiązkiem jednostki jest określenie w dokumentacji, kto może wyrazić zgodę na wykonanie kopii materiału niejawnego. Co do zasady decyzja powinna należeć do kierownika jednostki organizacyjnej albo osoby przez niego upoważnionej, a w sprawach merytorycznych do dysponenta dokumentu działającego w granicach swoich kompetencji.

Kierownik kancelarii tajnej nie powinien sam tworzyć dodatkowych egzemplarzy tylko dlatego, że ma dostęp do dokumentu i urządzenia. Jego rola polega na wykonaniu czynności kancelaryjnej, sprawdzeniu formalnych warunków, oznaczeniu, zaewidencjonowaniu i rozliczeniu materiału.

W jednostkach dobrze przygotowanych do kontroli upoważnienie ma formę pisemną albo wynika wprost z instrukcji. Widać wtedy, czy zgodę wydaje kierownik jednostki, pełnomocnik ochrony, kierownik komórki organizacyjnej, osoba prowadząca sprawę, czy inna osoba wskazana w decyzji wewnętrznej.

Dobra praktyka: dyspozycja wykonania kopii powinna wskazywać co najmniej numer ewidencyjny oryginału, klauzulę, liczbę egzemplarzy, cel, odbiorców i osobę zatwierdzającą. Nie jest to ozdobnik, tylko zabezpieczenie przed późniejszym pytaniem, skąd wzięły się dodatkowe egzemplarze.

Oznaczanie kopii i odpisów

Kopia materiału niejawnego powinna mieć oznaczenia pozwalające ustalić, że jest materiałem niejawnym, jaką ma klauzulę, z jakiego oryginału pochodzi i jak została wprowadzona do obiegu. Nie wystarczy pieczęć kopia na pierwszej stronie, jeżeli pozostałe kartki można wyjąć z kompletu i nie wiadomo, czego dotyczą.

W praktyce na kopii, odpisie albo wyciągu sprawdza się:

• klauzulę tajności na stronach zgodnie z zasadami oznaczania dokumentów,
• numer egzemplarza albo informację o liczbie wykonanych egzemplarzy, jeżeli jednostka tak oznacza nakład,
• numer ewidencyjny nadany kopii albo powiązanie z numerem oryginału,
• adnotację, że materiał jest kopią, odpisem, wyciągiem, wypisem albo tłumaczeniem,
• liczbę stron i kompletność załączników,
• informację o zgodności z oryginałem, jeżeli taki tryb przewiduje instrukcja.

Odpis odtwarza treść dokumentu, a wyciąg obejmuje tylko część treści. To rozróżnienie ma znaczenie, bo wyciąg nadal może zawierać informacje niejawne, ale jego klauzula zależy od zawartej w nim informacji, a nie od wygody sporządzającego.

Jeżeli osoba sporządzająca wyciąg nie ma pewności, czy można nadać mu niższą klauzulę niż oryginał, bezpiecznym rozwiązaniem jest pozostawienie klauzuli oryginału do czasu rozstrzygnięcia przez osobę uprawnioną do klasyfikacji. Sam pracownik kancelarii nie powinien obniżać klauzuli dlatego, że skopiował tylko jedną stronę.

Ewidencja wykonanych kopii

Ewidencja ma odpowiedzieć na proste pytanie: gdzie jest każdy egzemplarz. Jeżeli po kontroli nie da się ustalić, komu wydano trzecią kopię albo kiedy zniszczono wadliwy wydruk, to problem nie jest papierowy, tylko organizacyjny.

Zakres ewidencji zależy od przyjętego w jednostce systemu kancelaryjnego, ale w praktyce powinny być uchwytne następujące dane:

• data wykonania kopii albo wydruku,
• oznaczenie oryginału, z którego wykonano materiał,
• klauzula tajności,
• liczba wykonanych egzemplarzy,
• numeracja egzemplarzy, jeżeli jest stosowana,
• osoba zlecająca albo zatwierdzająca,
• osoba wykonująca czynność,
• odbiorca każdego egzemplarza,
• data zwrotu, zniszczenia, przekazania albo archiwizacji.

Nie każda jednostka prowadzi odrębny rejestr kopii. Możliwe jest rozliczanie ich w dziennikach i rejestrach przewidzianych w lokalnej organizacji obiegu, pod warunkiem że zachowana jest rozliczalność. Szerzej o układzie dzienników i rejestrów pisze opracowanie o ewidencji materiałów niejawnych.

W praktyce najczytelniejsze jest nadanie kopii własnego numeru ewidencyjnego i powiązanie go z pozycją oryginału. Dzięki temu nie trzeba po latach odtwarzać historii z notatek na marginesie albo z korespondencji mailowej, której i tak nie powinno być w jawnym obiegu.

Urządzenia kopiujące

Kopiarka, drukarka i urządzenie wielofunkcyjne używane do materiałów niejawnych muszą znajdować się w warunkach odpowiadających klauzuli i przyjętej organizacji przetwarzania. W praktyce oznacza to lokalizację w kancelarii tajnej, innym zatwierdzonym pomieszczeniu albo strefie ochronnej, z kontrolą dostępu osób i nadzorem nad urządzeniem.

Największym błędem jest traktowanie urządzenia wielofunkcyjnego jak zwykłej maszyny biurowej. Współczesne urządzenia mają pamięć, dyski, kolejki wydruku, funkcje skanowania, porty USB, moduły sieciowe i liczniki serwisowe, a więc mogą przechowywać albo ujawniać dane o przetwarzanych materiałach.

Obowiązkiem jest stosowanie urządzeń zgodnie z zatwierdzonymi procedurami. Dobrą praktyką jest dodatkowo:

• wyłączenie funkcji, które nie są potrzebne, zwłaszcza skanu do poczty, chmury i udziałów sieciowych,
• opisanie zasad serwisu, w tym obecności osoby upoważnionej przy czynnościach serwisowych,
• kontrola nośników pamięci w urządzeniu,
• zakaz pozostawiania dokumentów na szybie, w podajniku i odbiorniku papieru,
• prowadzenie listy urządzeń dopuszczonych do pracy z daną klauzulą.

Jeżeli urządzenie ma być połączone z systemem teleinformatycznym przetwarzającym informacje niejawne, nie jest już tylko wyposażeniem kancelarii. Staje się elementem środowiska technicznego systemu i musi być ujęte w dokumentacji bezpieczeństwa tego systemu.

Drukowanie z systemu

Drukowanie dokumentu niejawnego z systemu teleinformatycznego jest wyprowadzeniem informacji z postaci elektronicznej do papierowej. Może się odbywać tylko z systemu posiadającego właściwą akredytację albo dopuszczenie zgodne z przepisami i dokumentacją, na drukarce przewidzianej w tym systemie.

W dokumentacji systemu powinno być jasne:

• kto może drukować,
• z jakich stanowisk wolno drukować,
• na jakich drukarkach wolno drukować,
• gdzie fizycznie znajduje się drukarka,
• czy wydruk jest odbierany natychmiast,
• jak oznacza się wydruk i kiedy trafia on do ewidencji,
• co dzieje się z zadaniem wydruku w kolejce i logach systemowych.

Jeżeli drukarka stoi poza pomieszczeniem, w którym pracuje użytkownik, powstaje luka. Dokument może leżeć w odbiorniku, a osoba bez potrzeby dostępu może go zobaczyć przed odebraniem. Przy informacjach niejawnych bezpieczniejszy jest model, w którym urządzenie znajduje się w tej samej kontrolowanej przestrzeni i wydruk odbiera osoba wykonująca czynność.

Nie należy drukować materiałów niejawnych na urządzeniach jawnej sieci biurowej. Sam fakt, że plik został otwarty na uprawnionym stanowisku, nie legalizuje przesłania go do drukarki poza akredytowanym środowiskiem. Zasady obiegu dokumentu po wydruku trzeba powiązać z ogólnymi zasadami opisanymi w materiale o obiegu dokumentów niejawnych.

Nieudane wydruki

Zacięta kartka, test tonera, źle ustawiony zakres stron albo wydruk z błędną klauzulą nie są odpadem biurowym. Jeżeli kartka zawiera choćby fragment informacji niejawnej, trzeba potraktować ją jak materiał wymagający ochrony do czasu zniszczenia.

W praktyce przy nieudanym wydruku trzeba wykonać trzy czynności. Po pierwsze, zebrać wszystkie kartki z urządzenia, w tym zacięcia z wnętrza drukarki. Po drugie, ustalić, czy wydruk został już wpisany do ewidencji jako egzemplarz. Po trzecie, zniszczyć go w sposób przewidziany dla materiałów o danej klauzuli i odnotować czynność zgodnie z lokalną procedurą.

Jeżeli wadliwy egzemplarz miał już numer albo został wpisany do ewidencji, jego zniszczenie musi być rozliczalne. Nie można po prostu wykreślić pozycji, bo wtedy znika ślad, że egzemplarz w ogóle powstał.

Dobra praktyka: przy drukowaniu większych kompletów pierwsze strony kontroluje się od razu przy urządzeniu, zanim system wypuści cały nakład. To ogranicza liczbę braków, które potem trzeba niszczyć, protokołować albo wyjaśniać.

Typowe błędy

Najczęstszy błąd to brak pisemnej podstawy wykonania kopii. Kontrola pyta wtedy nie o to, czy kopia była potrzebna, ale kto i kiedy zdecydował o zwiększeniu liczby egzemplarzy.

Drugi błąd to ewidencja zbiorcza bez rozliczenia egzemplarzy. Wpis wykonano trzy kopie nie wystarcza, jeżeli nie wiadomo, kto dostał egzemplarz pierwszy, drugi i trzeci.

Trzeci błąd to urządzenie w niewłaściwym miejscu. Kopiarka stojąca w sekretariacie, na korytarzu albo w pomieszczeniu dostępnym dla serwisu sprzątającego nie zapewnia kontroli nad materiałem, nawet jeżeli korzystają z niej tylko osoby upoważnione.

Czwarty błąd to mieszanie dokumentów jawnych i niejawnych na tym samym urządzeniu bez procedury czyszczenia, nadzoru i rozdzielenia zadań. Problem ujawnia się przy zacięciu papieru, pamięci urządzenia albo przypadkowym odbiorze cudzego wydruku.

Piąty błąd to niszczenie braków bez śladu. Jeżeli wadliwa kopia miała numer, była ujęta w nakładzie albo została podpisana do odbioru, jej zniszczenie powinno dać się wykazać.

Szósty błąd to obniżanie klauzuli na wyciągu bez podstawy. Osoba sporządzająca wyciąg wybiera fragment tekstu, ale nie zawsze ma kompetencję do ponownej oceny klauzuli informacji.

Co sprawdzi kontrola

Kontrola zwykle zaczyna od dokumentów organizacyjnych: instrukcji, zakresów obowiązków, upoważnień, wykazu urządzeń i ewidencji. Dopiero potem sprawdza fizycznie urządzenia, pomieszczenia, oznaczenia dokumentów i zgodność zapisów z rzeczywistym obiegiem.

Przy kopiach i wydrukach pytania są powtarzalne:

• kto zatwierdza wykonanie kopii,
• gdzie jest to zapisane,
• ile egzemplarzy wykonano,
• jak oznaczono egzemplarze,
• kto je odebrał,
• gdzie są egzemplarze w dniu kontroli,
• jak niszczono braki i nadwyżki,
• czy urządzenie było dopuszczone do przetwarzania danej klauzuli,
• czy drukarka systemu była objęta dokumentacją bezpieczeństwa.

Jeżeli odpowiedzi wymagają szukania po kilku segregatorach, rozmów telefonicznych i pamięci pracownika, system jest za słaby. Przygotowanie do kontroli polega na tym, żeby ścieżka od oryginału do każdej kopii była widoczna w dokumentach, o czym szerzej pisze opracowanie o kontroli ABW lub SKW w jednostce.

Granice procedury

Nie każdą sytuację da się rozstrzygnąć ogólną instrukcją. Dokumenty międzynarodowe, materiały pochodzące od innej jednostki, zastrzeżenia nadawcy, umowy z klauzulą albo dokumenty w systemach resortowych mogą mieć dodatkowe ograniczenia kopiowania i drukowania.

W takich przypadkach trzeba sprawdzić warunki udostępnienia materiału i dokumentację sprawy. Jeżeli dokument zawiera adnotację ograniczającą kopiowanie, nie wolno jej traktować jako sugestii.

Gdy nie wiadomo, czy można wykonać kopię, właściwą ścieżką jest pytanie do pełnomocnika ochrony, kierownika jednostki albo organu właściwego dla danego postępowania. Artykuł nie zastępuje decyzji osoby uprawnionej ani nie przesądza, że dana jednostka ma urządzenia i procedury wystarczające dla konkretnej klauzuli.

Podsumowanie

Kopia, odpis, wyciąg i wydruk dokumentu niejawnego muszą być zatwierdzone, oznaczone, zaewidencjonowane i rozliczone tak, żeby w każdej chwili było wiadomo, ile egzemplarzy istnieje i gdzie się znajdują. Sama obecność kancelarii tajnej nie wystarcza, jeżeli urządzenia, zgody, ewidencja i niszczenie braków działają poza procedurą.

Najbezpieczniejszy model jest prosty: pisemna dyspozycja, właściwe urządzenie, natychmiastowe oznaczenie, wpis do ewidencji, kontrolowane wydanie i udokumentowane zniszczenie wszystkiego, co nie trafiło do obiegu. To właśnie te czynności, a nie sama umiejętność obsługi kopiarki albo drukarki, decydują o tym, czy materiał niejawny pozostaje pod kontrolą.