Ewidencja materiałów niejawnych: dzienniki i rejestry
← Powrót do przewodnika: Kancelaria tajna
Urządzenia ewidencyjne nie są biurokracją dołożoną do pracy kancelarii. Są jedynym sposobem spełnienia wymogu, który ustawa stawia wprost.
Po co one są
Art. 43 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych wymaga, żeby organizacja pracy kancelarii tajnej zapewniała możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się materiał o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” i kto się z nim zapoznał. Art. 43 ust. 2 każe stosować tę zasadę odpowiednio do komórek innych niż kancelaria tajna, w których rejestruje się materiały o klauzuli „poufne”.
To zdanie definiuje zakres ewidencji. Wszystko, co pozwala odpowiedzieć na te dwa pytania, jest potrzebne. Wszystko poza tym jest dodatkiem.
Jakie urządzenia się prowadzi
W praktyce kancelaria prowadzi kilka odrębnych urządzeń, bo każde odpowiada na inne pytanie.
Dziennik ewidencji materiałów. Podstawowe urządzenie: co wpłynęło albo powstało, pod jakim numerem, o jakiej klauzuli, ile egzemplarzy i ile stron.
Rejestr wydań i zwrotów. Kto pobrał materiał, kiedy, kiedy oddał. To z niego wynika odpowiedź na pytanie „gdzie jest”.
Karta zapoznania. Kto zapoznał się z treścią. To nie zawsze ta sama osoba, która materiał pobrała.
Ewidencja wykonanych kopii i wyciągów. Każda kopia jest nowym materiałem i musi mieć własny numer.
Ewidencja nośników. Nośnik danych jest materiałem i podlega tym samym regułom co dokument papierowy.
Ewidencja przesyłek. Co wysłano, do kogo, kiedy potwierdzono odbiór.
Ewidencja wejść do pomieszczenia. Kto był w kancelarii i kiedy.
Co musi znaleźć się w zapisie
Niezależnie od urządzenia, użyteczny wpis odpowiada na pięć pytań: co, kto, kiedy, na jakiej podstawie i co dalej.
Zapis, który mówi tylko „wydano”, nie odpowiada na żadne z nich poza pierwszym. Zapis z numerem materiału, imieniem i nazwiskiem, datą i godziną, wskazaniem podstawy oraz miejscem na potwierdzenie zwrotu odpowiada na wszystkie.
Trzy zasady prowadzenia
Zapis powstaje w chwili zdarzenia. Uzupełnianie dziennika „na koniec dnia” jest w praktyce odtwarzaniem z pamięci i to widać przy pierwszej kontroli.
Zapisu się nie usuwa. Błędny wpis poprawia się tak, żeby poprzednia treść pozostała czytelna, z datą i podpisem osoby poprawiającej. Zamazany wpis jest gorszy od błędnego, bo podważa całe urządzenie.
Kolejność jest ciągła. Numeracja bez przerw i bez dopisywania między pozycjami. Luka w numeracji to pierwsze pytanie kontrolującego.
Ewidencja papierowa czy elektroniczna
Zapisy ewidencyjne zwykle same są informacją niejawną, bo tytuł, opis sprawy i adresat ujawniają treść materiału. Przetwarzaniem informacji niejawnych są zaś, zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy, wszelkie operacje na nich, w szczególności gromadzenie i przechowywanie. Jeżeli więc ewidencję prowadzimy elektronicznie, system, w którym to robimy, podlega akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego na podstawie art. 48 ust. 1.
Warunkiem jest tu klauzula samych zapisów. Jeśli rejestr zawiera wyłącznie dane jawne, a materiały niejawne opisuje w sposób, który niczego nie ujawnia, obowiązek akredytacji nie powstaje. W praktyce taki rejestr jest jednak mało użyteczny, więc rozstrzygnięcie tej kwestii warto podjąć świadomie, a nie przy okazji zakupu oprogramowania.
To jest częste zaskoczenie: arkusz kalkulacyjny na zwykłym komputerze biurowym nie jest dopuszczalnym urządzeniem ewidencyjnym dla materiałów niejawnych.
Ewidencja papierowa nie ma tego problemu i dlatego wciąż jest w wielu jednostkach rozwiązaniem podstawowym.
Kontrola stanu
Zgodność ewidencji ze stanem faktycznym sprawdza się okresowo, a nie tylko przed kontrolą zewnętrzną.
Sprawdzenie polega na porównaniu w obie strony: czy każdy materiał z ewidencji jest tam, gdzie ewidencja wskazuje, oraz czy każdy materiał leżący w kancelarii ma swój wpis. Druga strona bywa pomijana, a to ona wykrywa materiały przyjęte poza kolejnością.
Wynik sprawdzenia jest protokołem, nie notatką.
Najczęstsze uchybienia
Otwarte wydania sprzed lat. Materiał zwrócono, zwrotu nie odnotowano.
Kopia bez numeru. Powstała przy okazji, nie trafiła do ewidencji.
Podpis nieczytelny i bez daty. Wpis istnieje, ale nie da się ustalić, kto i kiedy.
Zamazane pozycje. Podważają wiarygodność całego dziennika.
Ewidencja w arkuszu na zwykłym komputerze. Przetwarzanie informacji niejawnych w systemie bez akredytacji.
Podsumowanie
Ewidencja jest odpowiedzią na ustawowy wymóg, żeby w każdej chwili wiedzieć, gdzie materiał się znajduje i kto go czytał. Trzy rzeczy decydują o jej wartości: zapis powstający w chwili zdarzenia, ciągła numeracja i poprawki nieusuwające poprzedniej treści.
Porządkujecie ewidencję albo wdrażacie nowe urządzenia? Napiszcie do nas. Uzgadniamy stan ewidencyjny z zawartością szaf: zakres usługi.
