Przejęcie pionu ochrony po poprzedniku: pierwsze 30 dni
Nowy pełnomocnik ochrony rzadko zaczyna od zera. Częściej przejmuje pion po kimś, kto odszedł na emeryturę, zmienił pracę albo został odwołany, i dostaje szafę z segregatorami, pęk kluczy i zapewnienie, że „wszystko jest w porządku”. Za ten stan odpowiada od dnia wyznaczenia, niezależnie od tego, kto go wytworzył. Ten tekst pokazuje, co spisać w protokole, co sprawdzić w pierwszej kolejności i jak ułożyć pierwsze 30 dni, żeby braki po poprzedniku nie stały się brakami nowego pełnomocnika.
Dlaczego przekazanie musi mieć protokół
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych nie opisuje procedury zmiany pełnomocnika. Opisuje za to jego zadania (art. 15 ust. 1) i odpowiedzialność kierownika jednostki za ochronę (art. 14 ust. 1). Z tych dwóch przepisów wynika praktyczna konieczność: skoro pełnomocnik prowadzi wykaz osób, plan ochrony, akta postępowań i kontrole, to w chwili zmiany ktoś musi stwierdzić, w jakim stanie te rzeczy są.
Protokół przekazania chroni obie strony. Poprzednik ma dowód, co zostawił. Następca ma datę, od której odpowiada, i listę tego, czego nie dostał. Kierownik ma obraz stanu pionu, za który odpowiada niezależnie od obsady.
Jeżeli poprzednik nie jest dostępny, protokół sporządza komisja wyznaczona przez kierownika, z udziałem nowego pełnomocnika, i ma on wtedy charakter inwentaryzacji, nie przekazania.
Co spisać w protokole
Protokół obejmuje osiem obszarów. W każdym liczy się stan faktyczny, nie deklaracja.
1. Ludzie i uprawnienia. Wykaz osób uprawnionych do dostępu (art. 15 ust. 1 pkt 8) z numerami i terminami ważności poświadczeń, upoważnieniami do „zastrzeżonych”, datami szkoleń. Osobno osoby, którym odmówiono poświadczenia lub je cofnięto, bo wykaz ma je obejmować. Do tego decyzje o wyznaczeniu zastępcy, administratora, inspektora i kierownika kancelarii.
2. Akta postępowań. Postępowania zwykłe prowadzone przez pełnomocnika (art. 15 ust. 1 pkt 7): zakończone, w toku, z datami złożenia ankiet, bo od nich biegnie termin 3 miesięcy (art. 24 ust. 6). Wnioski do ABW albo SKW o postępowania poszerzone, które wyszły i czekają na odpowiedź.
3. Dokumentacja ochrony. Plan ochrony informacji niejawnych z datą akceptacji kierownika (art. 15 ust. 1 pkt 5), instrukcja dla „zastrzeżonych” (art. 43 ust. 5), sposób i tryb przetwarzania dla „poufnych” (art. 43 ust. 3), dokumentacja poziomu zagrożeń przy „poufnych” i wyższych (art. 43 ust. 4), dokumentacja systemów teleinformatycznych: SWB, PBE, świadectwa akredytacji albo zatwierdzenia kierownika (art. 48 ust. 9), z datami ważności.
4. Materiały niejawne. Stan ewidencji kancelarii tajnej albo punktu ewidencyjnego: liczba pozycji w dziennikach, materiały wydane i niezwrócone, materiały do przeglądu klauzul, którego termin to co najmniej raz na 5 lat (art. 6 ust. 4). Przy większej ilości protokół odsyła do osobnego spisu z natury.
5. Klucze, kody i pieczęcie. Klucze do pomieszczeń i szaf, kody zamków, karty dostępu, pieczęcie i referentki, z zaznaczeniem, kto ma duplikaty. Kody zmienia się w dniu przekazania.
6. Kontrole i zalecenia. Protokoły kontroli wewnętrznych pełnomocnika, ostatnia z nich nie dalej niż 3 lata wstecz (art. 15 ust. 1 pkt 4), protokoły kontroli ABW albo SKW (art. 12) z zaleceniami i stanem ich wykonania.
7. Naruszenia i incydenty. Sprawy zgłoszone i wyjaśnione (art. 17), sprawy w toku, zawiadomienia do służby przy „poufnych” i wyższych (art. 17 ust. 2).
8. Sprawy terminowe. Lista wszystkiego, co ma datę w ciągu najbliższych 12 miesięcy: wygasające poświadczenia, szkolenia do powtórzenia, akredytacje, przegląd materiałów, kontrola trzyletnia.
Do protokołu dołącza się listę braków: dokumentów, których poprzednik nie przekazał, rejestrów, których nie ma, kluczy bez właściciela. Ta lista jest ważniejsza niż lista tego, co jest.
Pierwszy tydzień: co sprawdzić natychmiast
Cztery sprawdzenia nie czekają na koniec miesiąca, bo ich zaniedbanie tworzy nowe naruszenie.
Wykaz osób a rzeczywistość. Czy każdy, kto ma dostęp do materiałów, jest w wykazie z ważnym poświadczeniem albo upoważnieniem i aktualnym szkoleniem. Osoba z poświadczeniem, które wygasło miesiąc temu, pracuje z materiałami bezprawnie od miesiąca. Wykaz porównuje się także z kontami w systemie teleinformatycznym, bo konto osoby, która odeszła, jest częstym znaleziskiem.
Materiały wydane. Kto ma jakie dokumenty poza kancelarią albo punktem, od kiedy i czy nadal potrzebuje. Dokument „poufny” w szufladzie pracownika od dwóch lat to sprawa do wyjaśnienia dziś.
Klucze i kody. Zmiana kodów, zebranie kluczy od osób, które nie powinny ich mieć, ustalenie, gdzie są duplikaty. Poprzednik oddaje wszystko, także to, co „miał na wszelki wypadek”.
Terminy w najbliższych 60 dniach. Poświadczenia, które wygasają, a wniosku o kolejne postępowanie nie ma, choć składa się go co najmniej 6 miesięcy przed upływem ważności. Tu opóźnienia nie da się już nadrobić, można tylko ograniczyć skutki: zaplanować, kto przejmie zadania osoby, która straci dostęp.
Co zgłosić kierownikowi od razu
Nowy pełnomocnik ma pokusę, żeby najpierw uporządkować, a potem raportować. To błąd, bo kierownik odpowiada za stan pionu od zawsze (art. 14 ust. 1) i musi wiedzieć o brakach w dniu, w którym pełnomocnik je zna. Pisemnie, z datą, zgłasza się:
- osoby z dostępem bez ważnych uprawnień,
- materiały, których nie ma tam, gdzie mówi ewidencja,
- dokumentację ochrony, której brakuje albo która jest nieaktualna,
- zalecenia pokontrolne niewykonane w terminie,
- naruszenia, które poprzednik wyjaśniał, a nie zamknął, oraz takie, których w ogóle nie zgłosił.
Jeżeli któreś z tych ustaleń dotyczy informacji „poufnych” lub wyższych i wskazuje na naruszenie, pełnomocnik zawiadamia także ABW albo SKW (art. 17 ust. 2). To nie jest donos na poprzednika, tylko obowiązek nowego pełnomocnika, który rozpoznał naruszenie.
Plan pierwszych 30 dni
| Tydzień | Co robi pełnomocnik |
|---|---|
| 1 | protokół przekazania, cztery sprawdzenia natychmiastowe, pisemne zgłoszenie braków kierownikowi, zmiana kodów |
| 2 | przegląd dokumentacji ochrony: plan ochrony, instrukcje, dokumentacja systemów; lista, co wymaga aktualizacji i w jakiej kolejności |
| 3 | spis z natury materiałów niejawnych, jeżeli ewidencja budzi wątpliwości; rozmowy z kierownikiem kancelarii, administratorem i inspektorem o tym, co działa, a co nie |
| 4 | kalendarz roczny: wnioski o kolejne postępowania, szkolenia, przeglądy, kontrola trzyletnia; plan naprawy braków z terminami i osobami odpowiedzialnymi, przedstawiony kierownikowi |
Po 30 dniach pełnomocnik nie ma jeszcze naprawionego pionu. Ma za to protokół, listę braków ze zgłoszeniem, kalendarz i plan. To wystarcza, żeby przy kontroli pokazać, że stan zastany został rozpoznany, a naprawa ma daty.
Czego nie robić
- Nie podpisywać protokołu „w zaufaniu”, bez sprawdzenia choćby wyrywkowo, czy dokumenty z ewidencji istnieją.
- Nie przejmować kluczy bez spisu. Klucz bez wpisu w protokole nie istnieje, a szafa, do której pasuje, jest niezabezpieczona.
- Nie „przepisywać” wykazu osób z wersji poprzednika bez sprawdzenia każdej pozycji z dokumentem.
- Nie odkładać zgłoszenia braków do czasu ich naprawienia. Brak zgłoszony jest problemem poprzednika, brak przemilczany staje się problemem następcy.
- Nie niszczyć niczego z dokumentów poprzednika, także notatek roboczych, dopóki nie wiadomo, czego dotyczą.
Gdy pion jest w gorszym stanie, niż wyglądał
Zdarza się, że po tygodniu okazuje się, że plan ochrony ma dziesięć lat, wykaz jest w Excelu w kadrach, a kancelaria nie prowadziła dziennika od dwóch lat. Wtedy 30 dni nie wystarczy na nic poza rozpoznaniem, a pełnomocnik potrzebuje trzech rzeczy: pisemnej decyzji kierownika o kolejności napraw, czasu na ich wykonanie i, często, wsparcia z zewnątrz przy dokumentacji, której sam w rozsądnym czasie nie odtworzy.
W takiej sytuacji kolejność jest stała: najpierw ludzie i uprawnienia, potem materiały i ewidencja, na końcu dokumenty. Dokumentacja bez pokrycia w rzeczywistości nie chroni niczego, a kontroler i tak zacznie od wykazu osób.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy poprzednik musi uczestniczyć w przekazaniu?
Ustawa tego nie reguluje. Gdy poprzednik jest niedostępny, kierownik wyznacza komisję z udziałem nowego pełnomocnika, a protokół ma charakter inwentaryzacji stanu zastanego.
Od kiedy nowy pełnomocnik odpowiada za braki?
Za stan pionu odpowiada od dnia wyznaczenia. Braki spisane w protokole i zgłoszone kierownikowi pozostają brakami zastanymi; braki przemilczane stają się jego własnymi.
Co zrobić z dokumentami, których poprzednik nie zostawił?
Wpisać na listę braków, zgłosić kierownikowi na piśmie i ująć w planie naprawy z terminem. Nie tworzy się dokumentów z datą wsteczną; nowy plan ochrony ma datę, w której naprawdę powstał.
Ile czasu jest na przejęcie pionu?
Ustawa nie wyznacza terminu. W praktyce protokół powstaje w pierwszym tygodniu, a plan naprawy z datami po 30 dniach, bo wtedy pełnomocnik zna już stan ludzi, materiałów i dokumentów.
Podsumowanie
Przejęcie pionu ochrony zaczyna się od protokołu obejmującego ludzi, akta, dokumentację, materiały, klucze, kontrole, naruszenia i terminy, z osobną listą braków. W pierwszym tygodniu sprawdza się uprawnienia osób, materiały wydane, klucze i terminy w najbliższych 60 dniach, a braki zgłasza kierownikowi pisemnie od razu. Po 30 dniach pełnomocnik ma rozpoznany stan, kalendarz i plan naprawy z datami.
Przejmujecie pion ochrony albo chcecie wiedzieć, w jakim stanie jest ten, który macie? Zobaczcie, jak wygląda przejęcie pionu w ramach obsady pionu ochrony, albo napiszcie do nas.
