Umowa niejawna: obowiązki wykonawcy i zamawiającego
← Powrót do przewodnika: Świadectwo Bezpieczeństwa Przemysłowego
Umowa, przy której wykonawca styka się z informacjami niejawnymi, rządzi się dodatkowymi regułami. Nie zastępują one przepisów o ochronie informacji niejawnych, tylko przekładają je na konkretne zobowiązania stron.
Skąd wynika obowiązek
Art. 54 ustawy o ochronie informacji niejawnych wiąże dostęp przedsiębiorcy do informacji niejawnych z wykonywaniem umów albo zadań wynikających z przepisów prawa i uzależnia go od zdolności do ochrony tych informacji.
Umowa jest więc źródłem dostępu i jednocześnie miejscem, w którym rozdziela się obowiązki.
Instrukcja bezpieczeństwa przemysłowego
Kluczowym dokumentem towarzyszącym umowie jest instrukcja bezpieczeństwa przemysłowego, uregulowana w art. 71 ustawy. Dotyczy umów związanych z dostępem do informacji o klauzuli „poufne” lub wyższej, a wprowadza ją do umowy jednostka organizacyjna, która tę umowę zawiera. To istotne przy podziale ról: instrukcja przychodzi do wykonawcy, a nie od niego.
Art. 71 wskazuje, co instrukcja określa:
- szczegółowe wymagania ochrony informacji o klauzuli „poufne” lub wyższej, dostosowane do ich ilości, nadanych klauzul i liczby osób mających do nich dostęp,
- skutki i zakres odpowiedzialności wykonawcy za niewykonanie obowiązków wynikających z ustawy i z samej instrukcji,
- klauzule tajności materiałów, które wykonawca wytworzy albo otrzyma,
- sposoby postępowania z materiałami przekazywanymi wykonawcy lub przez niego wytworzonymi.
Do tego kierownik jednostki wyznacza osobę odpowiedzialną za nadzór, kontrolę i doradztwo wobec wykonawcy w zakresie ochrony, a jednostka zawiadamia ABW albo SKW między innymi o wykonawcy, przedmiocie umowy, klauzulach, naruszeniach i zakończeniu umowy.
Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu jej jak załącznika wzorcowego, kopiowanego z poprzedniej umowy. Instrukcja odnosi się do zakresu prac, więc przy innym zakresie musi wyglądać inaczej.
Co powinno znaleźć się w umowie
Określenie klauzuli i zakresu informacji, które będą przekazywane. Bez tego nie da się ocenić, czy wykonawca ma odpowiednie świadectwo.
Wskazanie stopnia świadectwa wymaganego od wykonawcy. Przypomnijmy: art. 55 różnicuje świadectwa według tego, czy wykonawca może przetwarzać informacje we własnych systemach i we własnych obiektach.
Zasady przekazywania i zwrotu materiałów, w tym tryb przesyłania i pokwitowania.
Obowiązki wykonawcy w zakresie ochrony: pion ochrony, poświadczenia osób, szkolenia, środki bezpieczeństwa fizycznego.
Zasady dopuszczenia podwykonawców, jeśli mają w ogóle być dopuszczeni.
Tryb postępowania po zakończeniu umowy: co dzieje się z materiałami, w jakim terminie i w jakiej formie.
Zasady zgłaszania incydentów i tryb powiadamiania zamawiającego.
Prawo kontroli po stronie zamawiającego oraz zasady jej przeprowadzania.
Podział odpowiedzialności
Rozdzielenie ról bywa źródłem sporów, więc warto je zapisać wprost.
Zamawiający określa klauzulę informacji, przekazuje je w ustalonym trybie i weryfikuje, czy wykonawca ma wymagane świadectwo oraz czy osoby mające dostęp mają poświadczenia.
Wykonawca zapewnia ochronę po swojej stronie: organizację pionu ochrony, warunki przechowywania, przeszkolenie osób, ewidencję otrzymanych materiałów i zwrot po zakończeniu prac.
Odpowiedzialność wykonawcy nie kończy się na wykonaniu przedmiotu umowy. Obowiązek ochrony trwa tak długo, jak długo materiały pozostają w jego posiadaniu, a obowiązek zachowania tajemnicy dłużej.
Zakończenie umowy
Etap najczęściej niedopracowany. Umowa powinna rozstrzygać:
- w jakim terminie wykonawca zwraca materiały,
- co podlega zwrotowi, a co zniszczeniu,
- w jakiej formie potwierdza się zniszczenie,
- co dzieje się z kopiami i materiałami roboczymi powstałymi u wykonawcy,
- co z nośnikami, na których informacje były przetwarzane.
Ostatni punkt bywa pomijany, a jest najtrudniejszy technicznie: nośnik, na którym przetwarzano informacje niejawne, pozostaje materiałem niejawnym niezależnie od tego, czy dane są widoczne.
Trzy najczęstsze problemy
Umowa milczy o klauzuli. Strony dowiadują się o wymaganiach dopiero przy pierwszym przekazaniu materiału.
Instrukcja skopiowana z poprzedniej umowy. Opisuje inny zakres prac i innych ludzi.
Brak trybu zakończenia. Po odbiorze prac materiały zostają u wykonawcy, bo nikt nie ustalił, kiedy i jak mają wrócić.
Podsumowanie
Umowa niejawna przekłada obowiązki ustawowe na zobowiązania stron, a instrukcja bezpieczeństwa przemysłowego z art. 71 opisuje, jak to ma wyglądać przy tym konkretnym zleceniu. Najwięcej problemów rodzi nie początek współpracy, tylko jej koniec: zwrot, zniszczenie i nośniki.
Przygotowujecie umowę z klauzulą albo instrukcję bezpieczeństwa przemysłowego? Napiszcie do nas. Piszemy instrukcje i procedury pod konkretną umowę: zakres usługi.
