Jak uzyskać poświadczenie bezpieczeństwa? Krok po kroku

← Powrót do przewodnika głównego: Poświadczenie bezpieczeństwa

Czym jest poświadczenie bezpieczeństwa

Poświadczenie bezpieczeństwa to dokument stwierdzający, że osoba daje rękojmię zachowania tajemnicy, czyli, zgodnie z art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zdolność do spełnienia ustawowych wymogów ochrony informacji niejawnych, stwierdzoną w wyniku postępowania sprawdzającego.

Zanim przejdziemy do procedury, jedno zastrzeżenie, które oszczędza wielu osobom zbędnej pracy.

Przy klauzuli „zastrzeżone” poświadczenie nie jest potrzebne. Art. 21 ust. 4 wymaga jedynie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej, właśnie wtedy, gdy dana osoba poświadczenia nie ma, oraz odbycia szkolenia. Postępowania sprawdzającego się w tym przypadku nie prowadzi.

Procedura opisana niżej dotyczy więc klauzul „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne”.

Kolejność, która porządkuje resztę

Najczęstszy błąd polega na odwróceniu kolejności: kandydat próbuje „załatwić poświadczenie”, żeby zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie. Tak to nie działa.

Postępowanie sprawdzające wszczyna jednostka organizacyjna w związku z konkretnym stanowiskiem lub zleconymi pracami. Zwykłe postępowanie prowadzi pełnomocnik ochrony na pisemne polecenie kierownika jednostki (art. 23 ust. 1), poszerzone, ABW albo SKW, m.in. na pisemny wniosek kierownika jednostki lub osoby uprawnionej do obsady stanowiska (art. 23 ust. 2 pkt 1). Podmiot zewnętrzny, w tym doradca, nie jest stroną tego postępowania.

Rodzaj postępowania i termin ważności

Zwróć uwagę na zależność, która bywa mylona: im wyższa klauzula, tym krótszy termin ważności (art. 29 ust. 3). Poświadczenie do „ściśle tajnych” trzeba odnawiać najczęściej.

Poświadczenie na wyższą klauzulę uprawnia do dostępu do informacji o klauzuli niższej (art. 29 ust. 4), osobne poświadczenie na „poufne” nie jest potrzebne, gdy posiadasz już poświadczenie na „tajne”.

Rodzaj postępowania wynika z art. 22 ust. 1: zwykłe przy stanowiskach związanych z dostępem do „poufnych”, poszerzone przy „tajnych” i „ściśle tajnych”.

Krok 1: Wniosek pochodzi od jednostki, nie od Ciebie

Procedury nie inicjuje kandydat. Punktem wyjścia jest ustalenie przez kierownika jednostki organizacyjnej, że dane stanowisko wiąże się z dostępem do informacji niejawnych określonej klauzuli. To ustalenie przesądza o trybie postępowania. Dopiero wtedy kandydat otrzymuje ankietę i informację, do jakiej klauzuli będzie sprawdzany.

Postępowanie wymaga pisemnej zgody osoby, której ma dotyczyć (art. 24 ust. 8). Bez niej nie może zostać wszczęte.

Krok 2: Ankieta bezpieczeństwa osobowego

Wzór ankiety wraz z instrukcją wypełnienia stanowi załącznik do ustawy (art. 24 ust. 10), a formularz liczy 26 stron i dzieli się na siedem części: dane osobowe, dane członków rodziny, historia życia zawodowego i osobistego, dane dotyczące bezpieczeństwa, stan zdrowia, sytuacja majątkowo-finansowa oraz osoby polecające. Szczegółowo omawiamy go w opracowaniu Ankieta bezpieczeństwa osobowego: kompletny przewodnik.

Wypełniona ankieta stanowi tajemnicę prawnie chronioną. Chroni się ją według zasad przewidzianych dla „poufne” przy postępowaniu poszerzonym albo „zastrzeżone” przy zwykłym (art. 24 ust. 10). Nie jest to automatyczne nadanie klauzuli tajności. Termin czynności liczy się zgodnie z art. 24 ust. 6: od złożenia ankiety pełnomocnikowi albo wniosku wraz z ankietą właściwemu organowi.

Krok 3: Zwykłe postępowanie sprawdzające

Zakres określa art. 25 ust. 1. Postępowanie obejmuje dwa rodzaje sprawdzeń:

1. sprawdzenie danych z ankiety w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w szczególności w Krajowym Rejestrze Karnym,
2. sprawdzenie w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie.

Drugie z nich prowadzą ABW albo SKW na pisemny wniosek pełnomocnika ochrony (art. 25 ust. 2), a wynik przekazują pełnomocnikowi na piśmie (ust. 4). W ramach tego sprawdzenia służby mogą przeprowadzić rozmowę z osobą sprawdzaną w celu usunięcia nieścisłości lub sprzeczności (ust. 3).

Jeżeli uzyskane informacje tego wymagają, postępowanie obejmuje dodatkowo rozmowę z osobą sprawdzaną (ust. 5).

Wysłuchanie przy wątpliwościach

To uprawnienie warto znać. Jeżeli w toku postępowania pojawią się wątpliwości niepozwalające ustalić, czy osoba daje rękojmię zachowania tajemnicy, organ zapewnia jej możliwość osobistego ustosunkowania się do tych informacji w trakcie wysłuchania (art. 25 ust. 6).

Na wysłuchanie można stawić się ze swoim pełnomocnikiem. Z przebiegu sporządza się protokół podpisywany przez osobę prowadzącą, osobę wysłuchiwaną oraz pełnomocnika, jeżeli uczestniczył.

Organ odstępuje od wysłuchania tylko w dwóch przypadkach (ust. 7): gdy wiązałoby się to z ujawnieniem informacji niejawnych albo gdy postępowanie doprowadziło do niebudzącego wątpliwości ustalenia, że osoba nie daje rękojmi.

Krok 4: Poszerzone postępowanie sprawdzające

Obejmuje wszystkie czynności z postępowania zwykłego, a ponadto, jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji, trzy dodatkowe (art. 26 ust. 1):

1. rozmowę z przełożonymi osoby sprawdzanej oraz z innymi osobami,
2. wywiad w miejscu zamieszkania, stosuje się do niego odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania karnego o wywiadzie środowiskowym (ust. 2),
3. sprawdzenie stanu i obrotów na rachunku bankowym oraz zadłużenia, w szczególności wobec Skarbu Państwa, na podstawie przepisów Prawa bankowego, Ordynacji podatkowej i ustawy o KAS (ust. 3).

Zwrot „jeżeli jest to konieczne” ma znaczenie: te czynności nie są automatyczne. Podejmuje się je, gdy wynika to z wcześniej uzyskanych informacji.

Przepisy o rozmowie i wysłuchaniu (art. 25 ust. 5–7) stosuje się odpowiednio także tutaj (art. 26 ust. 4). Przy klauzuli „ściśle tajne” postępowanie obejmuje ponadto rozmowę z trzema osobami wskazanymi przez osobę sprawdzaną (art. 26 ust. 5), właśnie po to w ankiecie jest część poświęcona osobom polecającym.

Krok 5: Termin i zakończenie

Trzy miesiące. Czynności powinny zakończyć się przed upływem 3 miesięcy od dnia złożenia wypełnionej ankiety u pełnomocnika ochrony albo złożenia wniosku o przeprowadzenie postępowania wraz z ankietą (art. 24 ust. 6).

Po przekroczeniu terminu organ informuje, na wniosek osoby sprawdzanej, o przewidywanym terminie zakończenia oraz, jeżeli nie naruszy to zasad ochrony informacji niejawnych, o przyczynach zwłoki (art. 24 ust. 7).

Przy wyniku pozytywnym organ wydaje poświadczenie bezpieczeństwa i przekazuje je osobie sprawdzanej, zawiadamiając o tym wnioskodawcę (art. 29 ust. 1).

Zawieszenie postępowania

Postępowanie może zostać zawieszone m.in. przy trwającej powyżej 30 dni chorobie uniemożliwiającej jego przeprowadzenie, przy wyjeździe za granicę na okres przekraczający 30 dni albo gdy ocena rękojmi zależy od rozstrzygnięcia innego organu (art. 27 ust. 1). Czas zawieszenia nie liczy się do trzech miesięcy, dlatego dłuższy wyjazd w trakcie postępowania realnie odsuwa jego zakończenie.

Co zawiera poświadczenie

Art. 29 ust. 2 wylicza elementy dokumentu: numer poświadczenia, podstawę prawną, wskazanie wnioskodawcy, określenie organu prowadzącego postępowanie, datę i miejsce wystawienia, imię, nazwisko i datę urodzenia osoby sprawdzanej, rodzaj przeprowadzonego postępowania ze wskazaniem klauzuli, stwierdzenie rękojmi zachowania tajemnicy, termin ważności oraz imienną pieczęć i podpis osoby, która postępowanie przeprowadziła.

Krok 6: Szkolenie i dopuszczenie do pracy

Samo poświadczenie nie wystarcza. Dopuszczenie do pracy przy informacjach „poufnych” i wyższych wymaga poświadczenia oraz odbycia szkolenia z ochrony informacji niejawnych (art. 21 ust. 1). Szkolenie powtarza się nie rzadziej niż raz na 5 lat (art. 19 ust. 3).

Obowiązuje ponadto zasada wiedzy niezbędnej, poświadczenie nie otwiera dostępu do wszystkich dokumentów danej klauzuli, lecz tylko do tych potrzebnych na zajmowanym stanowisku.

Terminy w jednym miejscu

Po decyzji odmownej

Od decyzji o odmowie wydania poświadczenia, wydanej przez ABW albo SKW, przysługuje odwołanie do Prezesa Rady Ministrów, w terminie 14 dni, za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie. Odwołanie nie wymaga uzasadnienia, ale nie wstrzymuje wykonania decyzji (art. 35). Prezes Rady Ministrów może zlecić dodatkowe czynności, w tym specjalistyczne badania, także na żądanie osoby sprawdzanej (art. 36 ust. 3). Na jego rozstrzygnięcie przysługuje skarga do sądu administracyjnego (art. 38).

Zanim złożysz odwołanie, przeczytaj uzasadnienie decyzji w części, którą organ mógł ujawnić. Wątpliwości dotyczące stanu zdrowia albo sytuacji finansowej omawiamy osobno w tekście Odmowa poświadczenia a zdrowie psychiczne.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wystąpić o poświadczenie „na zapas”?

Nie. Postępowanie wszczyna jednostka w związku z konkretnym stanowiskiem lub zleconymi pracami (art. 23).

Ile trwa uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa?

Czynności powinny zakończyć się przed upływem 3 miesięcy od złożenia wypełnionej ankiety (art. 24 ust. 6). Zawieszenie postępowania wydłuża ten czas.

Jak długo ważne jest poświadczenie?

10 lat przy klauzuli „poufne”, 7 lat przy „tajne”, 5 lat przy „ściśle tajne” (art. 29 ust. 3).

Czy poświadczenie na „tajne” obejmuje też „poufne”?

Tak. Poświadczenie na wyższą klauzulę uprawnia do dostępu do informacji o klauzuli niższej (art. 29 ust. 4).

Czy do klauzuli „zastrzeżone” trzeba przechodzić postępowanie sprawdzające?

Nie. Wystarczy pisemne upoważnienie kierownika jednostki oraz szkolenie (art. 21 ust. 4).

Czy postępowanie może zostać zawieszone?

Tak. M.in. przy chorobie trwającej powyżej 30 dni lub wyjeździe za granicę na taki okres (art. 27 ust. 1).

Czy mogę przyjść na wysłuchanie z prawnikiem?

Tak. Osoba sprawdzana może stawić się na wysłuchanie ze swoim pełnomocnikiem, który podpisuje protokół, jeżeli w nim uczestniczył (art. 25 ust. 6).

Czy przy postępowaniu poszerzonym zawsze sprawdza się konto bankowe?

Nie automatycznie. Art. 26 ust. 1 przewiduje takie czynności, „jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji”.

Czy odwołanie wstrzymuje skutki odmowy?

Nie (art. 35 ust. 5). Odwołanie składa się w terminie 14 dni i nie wymaga uzasadnienia.

Zobacz również

• Postępowanie sprawdzające: pełny przewodnik
• Rodzaje poświadczeń bezpieczeństwa: pełny przewodnik
• Ankieta bezpieczeństwa osobowego: kompletny przewodnik