Jak uzyskać poświadczenie bezpieczeństwa? Krok po kroku

← Powrót do przewodnika głównego: Podstawy poświadczeń bezpieczeństwa

Czym jest poświadczenie bezpieczeństwa

Poświadczenie bezpieczeństwa to dokument stwierdzający, że osoba daje rękojmię zachowania tajemnicy, czyli, zgodnie z art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zdolność do spełnienia ustawowych wymogów ochrony informacji niejawnych, stwierdzoną w wyniku postępowania sprawdzającego.

Zanim przejdziemy do procedury, jedno zastrzeżenie, które oszczędza wielu osobom zbędnej pracy.

Przy klauzuli „zastrzeżone” poświadczenie nie jest potrzebne. Art. 21 ust. 4 wymaga jedynie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej, właśnie wtedy, gdy dana osoba poświadczenia nie ma, oraz odbycia szkolenia. Postępowania sprawdzającego się w tym przypadku nie prowadzi.

Procedura opisana niżej dotyczy więc klauzul „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne”.

Rodzaj postępowania i termin ważności

Zwróć uwagę na zależność, która bywa mylona: im wyższa klauzula, tym krótszy termin ważności (art. 29 ust. 3). Poświadczenie do „ściśle tajnych” trzeba odnawiać najczęściej.

Poświadczenie na wyższą klauzulę uprawnia do dostępu do informacji o klauzuli niższej (art. 29 ust. 4), osobne poświadczenie na „poufne” nie jest potrzebne, gdy posiadasz już poświadczenie na „tajne”.

Rodzaj postępowania wynika z art. 22 ust. 1: zwykłe przy stanowiskach związanych z dostępem do „poufnych”, poszerzone przy „tajnych” i „ściśle tajnych”.

Krok 1: Wniosek pochodzi od jednostki, nie od Ciebie

Procedury nie inicjuje kandydat. Punktem wyjścia jest ustalenie przez kierownika jednostki organizacyjnej, że dane stanowisko wiąże się z dostępem do informacji niejawnych określonej klauzuli. Dopiero wtedy kandydat otrzymuje ankietę i informację, do jakiej klauzuli będzie sprawdzany.

Postępowanie wymaga pisemnej zgody osoby, której ma dotyczyć (art. 24 ust. 8). Bez niej nie może zostać wszczęte.

Krok 2: Ankieta bezpieczeństwa osobowego

Wzór ankiety wraz z instrukcją wypełnienia stanowi załącznik do ustawy (art. 24 ust. 10), a formularz liczy 26 stron i dzieli się na siedem części: dane osobowe, dane członków rodziny, historia życia zawodowego i osobistego, dane dotyczące bezpieczeństwa, stan zdrowia, sytuacja majątkowo-finansowa oraz osoby polecające.

Wypełniona ankieta sama staje się materiałem niejawnym, chronionym jak informacja o klauzuli „poufne” przy postępowaniu poszerzonym albo „zastrzeżone” przy zwykłym (art. 24 ust. 10).

Krok 3: Zwykłe postępowanie sprawdzające

Zakres określa art. 25 ust. 1. Postępowanie obejmuje dwa rodzaje sprawdzeń:

1. sprawdzenie danych z ankiety w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w szczególności w Krajowym Rejestrze Karnym,
2. sprawdzenie w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie.

Drugie z nich prowadzą ABW albo SKW na pisemny wniosek pełnomocnika ochrony (art. 25 ust. 2), a wynik przekazują pełnomocnikowi na piśmie (ust. 4). W ramach tego sprawdzenia służby mogą przeprowadzić rozmowę z osobą sprawdzaną w celu usunięcia nieścisłości lub sprzeczności (ust. 3).

Jeżeli uzyskane informacje tego wymagają, postępowanie obejmuje dodatkowo rozmowę z osobą sprawdzaną (ust. 5).

Wysłuchanie przy wątpliwościach

To uprawnienie warto znać. Jeżeli w toku postępowania pojawią się wątpliwości niepozwalające ustalić, czy osoba daje rękojmię zachowania tajemnicy, organ zapewnia jej możliwość osobistego ustosunkowania się do tych informacji w trakcie wysłuchania (art. 25 ust. 6).

Na wysłuchanie można stawić się ze swoim pełnomocnikiem. Z przebiegu sporządza się protokół podpisywany przez osobę prowadzącą, osobę wysłuchiwaną oraz pełnomocnika, jeżeli uczestniczył.

Organ odstępuje od wysłuchania tylko w dwóch przypadkach (ust. 7): gdy wiązałoby się to z ujawnieniem informacji niejawnych albo gdy postępowanie doprowadziło do niebudzącego wątpliwości ustalenia, że osoba nie daje rękojmi.

Krok 4: Poszerzone postępowanie sprawdzające

Obejmuje wszystkie czynności z postępowania zwykłego, a ponadto, jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji, trzy dodatkowe (art. 26 ust. 1):

1. rozmowę z przełożonymi osoby sprawdzanej oraz z innymi osobami,
2. wywiad w miejscu zamieszkania, stosuje się do niego odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania karnego o wywiadzie środowiskowym (ust. 2),
3. sprawdzenie stanu i obrotów na rachunku bankowym oraz zadłużenia, w szczególności wobec Skarbu Państwa, na podstawie przepisów Prawa bankowego, Ordynacji podatkowej i ustawy o KAS (ust. 3).

Zwrot „jeżeli jest to konieczne” ma znaczenie: te czynności nie są automatyczne. Podejmuje się je, gdy wynika to z wcześniej uzyskanych informacji.

Przepisy o rozmowie i wysłuchaniu (art. 25 ust. 5–7) stosuje się odpowiednio także tutaj (art. 26 ust. 4). Przy klauzuli „ściśle tajne” postępowanie obejmuje dodatkowe czynności przewidziane w art. 26 ust. 5.

Krok 5: Termin i zakończenie

Trzy miesiące. Czynności powinny zakończyć się przed upływem 3 miesięcy od dnia złożenia wypełnionej ankiety u pełnomocnika ochrony albo złożenia wniosku o przeprowadzenie postępowania wraz z ankietą (art. 24 ust. 6).

Po przekroczeniu terminu organ informuje, na wniosek osoby sprawdzanej, o przewidywanym terminie zakończenia oraz, jeżeli nie naruszy to zasad ochrony informacji niejawnych, o przyczynach zwłoki (art. 24 ust. 7).

Przy wyniku pozytywnym organ wydaje poświadczenie bezpieczeństwa i przekazuje je osobie sprawdzanej, zawiadamiając o tym wnioskodawcę (art. 29 ust. 1).

Co zawiera poświadczenie

Art. 29 ust. 2 wylicza elementy dokumentu: numer poświadczenia, podstawę prawną, wskazanie wnioskodawcy, określenie organu prowadzącego postępowanie, datę i miejsce wystawienia, imię, nazwisko i datę urodzenia osoby sprawdzanej, rodzaj przeprowadzonego postępowania ze wskazaniem klauzuli, stwierdzenie rękojmi zachowania tajemnicy, termin ważności oraz imienną pieczęć i podpis osoby, która postępowanie przeprowadziła.

Krok 6: Szkolenie i dopuszczenie do pracy

Samo poświadczenie nie wystarcza. Dopuszczenie do pracy przy informacjach „poufnych” i wyższych wymaga poświadczenia oraz odbycia szkolenia z ochrony informacji niejawnych (art. 21 ust. 1). Szkolenie powtarza się nie rzadziej niż raz na 5 lat (art. 19 ust. 3).

Obowiązuje ponadto zasada wiedzy niezbędnej, poświadczenie nie otwiera dostępu do wszystkich dokumentów danej klauzuli, lecz tylko do tych potrzebnych na zajmowanym stanowisku.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Ile trwa uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa?

Czynności powinny zakończyć się przed upływem 3 miesięcy od złożenia wypełnionej ankiety (art. 24 ust. 6).

Jak długo ważne jest poświadczenie?

10 lat przy klauzuli „poufne”, 7 lat przy „tajne”, 5 lat przy „ściśle tajne” (art. 29 ust. 3).

Czy poświadczenie na „tajne” obejmuje też „poufne”?

Tak. Poświadczenie na wyższą klauzulę uprawnia do dostępu do informacji o klauzuli niższej (art. 29 ust. 4).

Czy do klauzuli „zastrzeżone” trzeba przechodzić postępowanie sprawdzające?

Nie. Wystarczy pisemne upoważnienie kierownika jednostki oraz szkolenie (art. 21 ust. 4).

Czy mogę przyjść na wysłuchanie z prawnikiem?

Tak. Osoba sprawdzana może stawić się na wysłuchanie ze swoim pełnomocnikiem, który podpisuje protokół, jeżeli w nim uczestniczył (art. 25 ust. 6).

Czy przy postępowaniu poszerzonym zawsze sprawdza się konto bankowe?

Nie automatycznie. Art. 26 ust. 1 przewiduje takie czynności, „jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji”.

Zobacz również

• Zakres postępowania sprawdzającego: pełny przewodnik
• Rodzaje poświadczeń bezpieczeństwa: pełny przewodnik