Plan ochrony a stan nadzwyczajny: obowiązkowa część planu
Plan ochrony informacji niejawnych ma w większości jednostek jedną wspólną cechę: rozdział o stanie nadzwyczajnym jest najkrótszy albo nie ma go wcale. Tymczasem ustawa wymienia go wprost jako element planu, a kontrola pyta o niego coraz częściej. Ten tekst wyjaśnia, skąd bierze się obowiązek, czym stan nadzwyczajny różni się od pożaru czy zalania i co ta część planu musi rozstrzygać, żeby w dniu, w którym będzie potrzebna, ktoś wiedział, co robić.
Skąd bierze się obowiązek
Art. 15 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych zalicza do zadań pełnomocnika ochrony opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, oraz nadzorowanie jego realizacji. Plan wymaga akceptacji kierownika jednostki.
Zwrot „w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego” oznacza, że nie chodzi o osobny dokument, tylko o część planu, bez której plan jest niekompletny. Czym jest cały plan i co jeszcze zawiera, opisuje tekst Plan ochrony informacji niejawnych w jednostce. Tu zajmujemy się wyłącznie tą jedną częścią.
Stan nadzwyczajny to nie pożar
Stany nadzwyczajne wymienia Konstytucja RP (art. 228): stan wojenny, stan wyjątkowy i stan klęski żywiołowej. Wprowadza je organ państwa, na określonym obszarze, na czas określony, i wiążą się z ograniczeniem wolności i praw, także w sposobie funkcjonowania instytucji i przedsiębiorstw.
Różnica wobec awarii jest zasadnicza. Pożar w kancelarii to zdarzenie lokalne, trwające godziny, po którym jednostka wraca do siedziby. Stan nadzwyczajny to sytuacja, w której przez tygodnie lub miesiące:
- pracownicy mogą nie dotrzeć do pracy albo zostać powołani do służby,
- obiekt może zostać przejęty na potrzeby obrony, ewakuowany albo odcięty,
- łączność i zasilanie mogą działać z przerwami,
- organy państwa mogą wydać polecenia dotyczące dokumentów i systemów,
- jednostka może musieć działać z innego miejsca albo zawiesić działalność.
Rozdział o pożarze odpowiada na pytanie „jak ratować materiały z pomieszczenia”. Rozdział o stanie nadzwyczajnym odpowiada na pytanie „jak chronić informacje niejawne, gdy jednostka nie działa normalnie przez dłuższy czas”.
Co ta część planu musi rozstrzygać
Ustawa nie podaje spisu treści. Praktyka kontroli i logika ochrony wskazują dziesięć rozstrzygnięć, których w dobrym planie nie brakuje.
1. Kto decyduje. Decyzje o zabezpieczeniu, ewakuacji albo zniszczeniu materiałów podejmuje kierownik jednostki. Plan wskazuje, kto go zastępuje, gdy jest nieosiągalny, i w jakiej kolejności: zastępca kierownika, pełnomocnik ochrony, kierownik kancelarii. Bez tego łańcucha pierwsza godzina stanu nadzwyczajnego mija na szukaniu osoby, która może coś podpisać.
2. Kto wykonuje. Skład zespołu, który zabezpiecza materiały: pełnomocnik, kierownik kancelarii, administrator systemu, osoby z pionu ochrony. Dla każdej osoby zastępca. Wszyscy z uprawnieniami do materiałów, które będą zabezpieczać, bo stan nadzwyczajny nie zawiesza zasady, że dostęp ma osoba z poświadczeniem albo upoważnieniem (art. 21).
3. Priorytety materiałów. Nie wszystko da się ewakuować w godzinę. Plan dzieli materiały na grupy: te, które zabezpiecza się w pierwszej kolejności, według klauzuli i znaczenia, te, które można zostawić w zamkniętych szafach, i te, które w ostateczności podlegają zniszczeniu. Podstawą jest aktualna ewidencja, więc ta część planu jest tak dobra, jak dzienniki kancelarii.
4. Warianty działania. Co najmniej trzy: praca w siedzibie z podwyższonymi zabezpieczeniami, zabezpieczenie materiałów na miejscu i opuszczenie obiektu, ewakuacja materiałów do miejsca zapasowego. Dla każdego wariantu kto decyduje, kto wykonuje, w jakim czasie.
5. Miejsce zapasowe. Wskazane z góry pomieszczenie w innej lokalizacji, spełniające wymagania dla przechowywania materiałów o danej klauzuli, z ustalonym sposobem dostępu. Jednostki podległe organowi nadrzędnemu uzgadniają je z tym organem. Miejsce zapasowe „ustali się na bieżąco” nie istnieje.
6. Przewóz. Kto przewozi, czym, w jakim opakowaniu, z jakim pokwitowaniem. Zasady przewożenia materiałów niejawnych nie przestają obowiązywać w stanie nadzwyczajnym, a przewóz przez osobę bez upoważnienia albo w niezabezpieczonym pojeździe jest naruszeniem także wtedy.
7. Systemy teleinformatyczne. Kolejność wyłączania, zabezpieczenie nośników z danymi, postępowanie z kopiami zapasowymi, ewentualny przewóz nośników do miejsca zapasowego. Procedury bezpiecznej eksploatacji systemu powinny mieć swój odpowiednik w planie, żeby administrator nie musiał improwizować. Jeżeli plan przewiduje zniszczenie nośników, określa metodę i osobę potwierdzającą.
8. Kancelaria i pomieszczenia. Zamknięcie, zaplombowanie, zabezpieczenie kluczy i kodów, protokół stanu przy opuszczeniu. Kto sprawdza, że nic nie zostało na biurkach i w drukarkach.
9. Łączność. Jak jednostka kontaktuje się z ABW albo SKW, z organem nadrzędnym, z zamawiającym przy umowach niejawnych, gdy nie działa poczta elektroniczna ani telefon stacjonarny. Numery i adresy w planie, nie w telefonie jednej osoby. Osobno zasada, że o stanie materiałów nie informuje się kanałami niechronionymi w sposób ujawniający informacje niejawne.
10. Dokumentowanie. Dziennik działań: kto, kiedy, co zrobił z jakimi materiałami, z podpisami. Po ustaniu stanu nadzwyczajnego ten dziennik jest podstawą do odtworzenia ewidencji, rozliczenia materiałów i wyjaśnienia ewentualnych braków (art. 17).
Zniszczenie jako ostateczność
Plan musi przewidywać sytuację, w której materiałów nie da się ani chronić na miejscu, ani ewakuować. Wtedy pozostaje zniszczenie, i to jest część planu, którą pisze się najostrożniej.
Zniszczenie w stanie nadzwyczajnym nie jest brakowaniem. Nie ma czasu na komisję i archiwalną ocenę wartości dokumentów. Plan określa: kto podejmuje decyzję, w jakiej kolejności niszczy się materiały (od najwyższej klauzuli), jaką metodą dla papieru i dla nośników, kto sporządza protokół z wykazem zniszczonych pozycji według ewidencji. Protokół powstaje nawet wtedy, gdy jest pisany ręcznie na jednej kartce. Bez niego po ustaniu stanu nadzwyczajnego każdy zniszczony dokument jest dokumentem zaginionym.
Decyzja o zniszczeniu nie należy do pracownika, który akurat jest na miejscu. Plan ma to powiedzieć wprost.
Jak sprawdzić, czy ta część planu działa
Rozdział, który nikt nie przećwiczył, jest hipotezą. Dwa sposoby sprawdzenia nie wymagają ogłaszania alarmu.
Ćwiczenie na papierze. Pełnomocnik, kierownik kancelarii i administrator siadają nad planem i przechodzą jeden scenariusz: „o 14:00 ogłoszono stan wyjątkowy na obszarze województwa, kierownik jest za granicą, obiekt ma zostać opuszczony do 18:00”. Każdy mówi, co robi. Luki widać po kwadransie: brak klucza do miejsca zapasowego, brak samochodu, brak listy materiałów priorytetowych.
Sprawdzenie zasobów. Raz w roku ktoś sprawdza, czy miejsce zapasowe nadal istnieje, czy numery kontaktowe są aktualne, czy opakowania do przewozu leżą tam, gdzie mówi plan.
Wynik ćwiczenia jest podstawą do aktualizacji planu, a aktualizacja jest obowiązkiem pełnomocnika z tego samego art. 15 ust. 1 pkt 5.
Najczęstsze braki
- Jedno zdanie. „W razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego pełnomocnik ochrony podejmie działania zgodnie z poleceniami organów”. To nie jest plan, tylko odesłanie do nieistniejących poleceń.
- Brak łańcucha decyzyjnego. Plan zakłada, że kierownik będzie dostępny.
- Brak priorytetów. Wszystkie materiały traktowane jednakowo, czyli w praktyce żaden nie jest zabezpieczony pierwszy.
- Miejsce zapasowe bez uzgodnienia. Wskazany budynek, którego właściciel o tym nie wie.
- Systemy pominięte. Plan mówi o segregatorach, milczy o komputerze i nośnikach.
- Numery w telefonie pełnomocnika. Plan bez danych kontaktowych na papierze.
- Brak protokołu zniszczenia. Plan dopuszcza zniszczenie, ale nie mówi, jak je udokumentować.
- Nigdy nieprzećwiczony. Ostatnia data pod rozdziałem to data zatwierdzenia planu sprzed lat.
Relacja do pozostałych części planu
Rozdział o stanie nadzwyczajnym korzysta z reszty planu: z opisu stref i pomieszczeń, z wykazu osób, z zasad przewozu. Nie powtarza ich, tylko odsyła. Osobno traktuje się sytuacje awaryjne, pożar, zalanie, włamanie, które są zdarzeniami lokalnymi i mają własne procedury reagowania; obie części mogą dzielić zespół i miejsce zapasowe, ale różnią się skalą i czasem trwania.
Przedsiębiorca wykonujący umowę niejawną uzgadnia tę część planu z wymaganiami zamawiającego, bo instrukcja bezpieczeństwa przemysłowego (art. 71) może określać, co dzieje się z materiałami zamawiającego w sytuacjach szczególnych, i plan nie może z nią kolidować.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy część o stanie nadzwyczajnym może być osobnym dokumentem?
Może być załącznikiem, ale musi stanowić część planu ochrony zaakceptowanego przez kierownika, bo art. 15 ust. 1 pkt 5 mówi o planie obejmującym stan nadzwyczajny, nie o osobnym opracowaniu.
Czy plan musi przewidywać zniszczenie materiałów?
Tak, jako ostateczność, gdy nie da się ich ani chronić na miejscu, ani ewakuować, z decyzją kierownika, kolejnością według klauzul i protokołem.
Czy jednostka z samymi informacjami „zastrzeżonymi” też musi mieć tę część?
Tak. Obowiązek opracowania planu ochrony z art. 15 ust. 1 pkt 5 nie zależy od klauzuli, a jedynie zakres działań będzie skromniejszy.
Kto zatwierdza tę część planu?
Kierownik jednostki organizacyjnej, tak jak cały plan. Opracowuje i aktualizuje ją pełnomocnik ochrony.
Podsumowanie
Plan ochrony bez części o stanie nadzwyczajnym jest niekompletny, bo art. 15 ust. 1 pkt 5 wymienia ją wprost. Ta część rozstrzyga, kto decyduje i kto wykonuje, które materiały zabezpiecza się pierwsze, jakie są warianty działania, gdzie jest miejsce zapasowe, jak zabezpiecza się systemy i kancelarię, jak działa łączność i jak dokumentuje się działania, ze zniszczeniem jako ostatecznością z protokołem. Sprawdza się ją ćwiczeniem na papierze raz w roku.
Plan ochrony w waszej jednostce ma rozdział o stanie nadzwyczajnym, który da się wykonać? Zobaczcie, jak wygląda opracowanie polityk i planów ochrony, albo napiszcie do nas.
