Kancelaria tajna: kiedy trzeba ją utworzyć

Kancelaria tajna bywa mylona z pomieszczeniem albo z szafą. Jest komórką organizacyjną, a pomieszczenie i szafa to tylko jej wyposażenie. Różnica ma znaczenie, bo obowiązki wiążą się z komórką, a nie ze sprzętem.

Kiedy powstaje obowiązek

Zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych kierownik jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”, tworzy kancelarię tajną i zatrudnia jej kierownika.

Próg jest więc jednoznaczny. Decyduje klauzula przetwarzanych informacji, a nie ich ilość, nie wielkość jednostki i nie to, jak często się z nimi pracuje. Jeden dokument o klauzuli „tajne” uruchamia obowiązek tak samo jak tysiąc.

Poniżej tego progu, przy klauzulach „poufne” i „zastrzeżone”, ustawa nie nakazuje tworzenia kancelarii, co nie znaczy, że materiały mogą leżeć gdziekolwiek. Obowiązki ewidencyjne i wymagania dotyczące bezpieczeństwa fizycznego pozostają.

Czym kancelaria jest w strukturze

Kancelaria tajna jest wyodrębnioną komórką organizacyjną, która w zakresie ochrony informacji niejawnych podlega pełnomocnikowi ochrony, a obsługiwana jest przez pracowników pionu ochrony.

Trzy wnioski praktyczne wynikają z tego jednego zdania.

Podległość jest podwójna. Pracownik kancelarii służbowo należy do struktury jednostki, ale w sprawach ochrony informacji niejawnych odpowiada przed pełnomocnikiem. To celowe rozwiązanie: oddziela obsługę dokumentów od pionu merytorycznego, który z tych dokumentów korzysta.

Obsada pochodzi z pionu ochrony. Nie jest to zadanie, które można dołożyć dowolnemu pracownikowi sekretariatu.

Kancelaria jest komórką, nie miejscem. Pomieszczenie i zabezpieczenia są wymogiem, ale to komórka odpowiada za rejestrację, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów osobom uprawnionym.

Główny obowiązek: wiedzieć, gdzie co jest

Ustawa formułuje wymóg, który dobrze oddaje sens całej instytucji. Organizacja pracy kancelarii ma zapewniać możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajdują się materiały o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” i kto się z nimi zapoznał.

„W każdych okolicznościach” oznacza także w nocy, w czasie nieobecności kierownika kancelarii i po latach. Z tego wymogu wynikają w praktyce wszystkie urządzenia ewidencyjne: dzienniki, rejestry, karty zapoznania.

To jest też najlepszy sprawdzian dla istniejącej kancelarii. Jeśli na pytanie „gdzie jest ten materiał i kto go czytał” trzeba szukać dłużej niż chwilę, organizacja pracy nie spełnia wymogu, choćby dokumenty leżały w certyfikowanej szafie.

Kierownik kancelarii

Ustawa mówi o zatrudnieniu kierownika kancelarii wprost, obok samego utworzenia komórki. To nie jest funkcja dodatkowa, dopisywana komuś do zakresu obowiązków przy okazji.

Kierownik odpowiada za prowadzenie ewidencji, wydawanie materiałów osobom uprawnionym i za to, żeby stan faktyczny zgadzał się z zapisami.

Czego nie rozwiązuje samo utworzenie kancelarii

Nie zastępuje poświadczeń bezpieczeństwa. Dostęp do materiałów mają wyłącznie osoby uprawnione, a kancelaria ten dostęp obsługuje, a nie nadaje.

Nie zastępuje zasady wiedzy koniecznej. To, że ktoś ma poświadczenie odpowiedniej klauzuli, nie znaczy, że ma prawo zapoznać się z każdym materiałem tej klauzuli.

Nie zwalnia z wymagań dla pomieszczeń. Środki bezpieczeństwa fizycznego są odrębnym zagadnieniem, uregulowanym w tym samym rozdziale ustawy.

Co zrobić, gdy próg zostanie przekroczony

Sytuacja zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać: jednostka pracowała na klauzuli „poufne” i otrzymuje pierwszy dokument o klauzuli „tajne”.

Kolejność jest wtedy następująca: decyzja kierownika jednostki o utworzeniu kancelarii, wyznaczenie i zatrudnienie kierownika kancelarii, przygotowanie pomieszczenia wraz z wymaganymi zabezpieczeniami, uruchomienie urządzeń ewidencyjnych, a dopiero potem przyjęcie materiału.

Odwrotna kolejność, czyli przyjęcie dokumentu i organizowanie kancelarii wokół niego, jest najczęstszym źródłem uchybień wykrywanych później przy kontroli.

Podsumowanie

Obowiązek utworzenia kancelarii tajnej uruchamia klauzula „tajne” albo „ściśle tajne”, niezależnie od skali. Kancelaria jest komórką organizacyjną podległą w sprawach ochrony pełnomocnikowi i obsadzoną przez pion ochrony, a jej podstawowym zadaniem jest zapewnienie, że w każdej chwili wiadomo, gdzie materiał się znajduje i kto go czytał.

Zastanawiacie się, czy w Waszej jednostce kancelaria jest wymagana, albo przygotowujecie jej utworzenie? Napiszcie do nas.