Czym jest ankieta bezpieczeństwa osobowego? Definicja
← Powrót do przewodnika głównego: Ankieta bezpieczeństwa osobowego
Definicja
Ankieta bezpieczeństwa osobowego to urzędowy formularz, którego wzór stanowi załącznik do ustawy, wypełniany i podpisywany przez osobę poddawaną postępowaniu sprawdzającemu, stanowiący podstawowy materiał wyjściowy do ustalenia, czy daje ona rękojmię zachowania tajemnicy.
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych wprowadza samo pojęcie w art. 24 ust. 2 pkt 4, posługując się dalej skrótem „ankieta”. Wzór wraz z instrukcją wypełnienia zawiera załącznik do ustawy (art. 24 ust. 10).
Cztery cechy, które definiują ten dokument
1. Jest formularzem ustawowym, nie wewnętrznym drukiem
Treść ankiety nie jest ustalana przez pracodawcę ani przez służby. Stanowi część aktu prawnego, co oznacza jednolitość w całym kraju i możliwość zweryfikowania jej brzmienia w tekście ustawy.
2. Jest materiałem wyjściowym, nie rozstrzygnięciem
Ankieta niczego nie przesądza. Zawarte w niej dane podlegają sprawdzeniu w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w szczególności w Krajowym Rejestrze Karnym, oraz w ewidencjach niedostępnych powszechnie (art. 25 ust. 1). Dopiero wynik tych czynności prowadzi do wydania albo odmowy wydania poświadczenia.
3. Po wypełnieniu sama staje się informacją niejawną
To cecha, która najbardziej odróżnia ankietę od zwykłego kwestionariusza. Art. 24 ust. 10:
Ankieta po wypełnieniu stanowi tajemnicę prawnie chronioną i podlega ochronie przewidzianej dla informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne” w przypadku poszerzonego postępowania sprawdzającego lub „zastrzeżone” w przypadku zwykłego postępowania sprawdzającego.
Wypełniony formularz podlega więc rygorom obiegu materiałów niejawnych, a nie wolno go przechowywać ani przesyłać jak zwykłego dokumentu kadrowego.
4. Jej rzetelność jest odrębnie oceniana
Ukrywanie lub świadome podawanie nieprawdy w ankiecie, w zakresie informacji mających znaczenie dla ochrony informacji niejawnych, stanowi samodzielną przesłankę wątpliwości (art. 24 ust. 2 pkt 4). Ocenia się zatem nie tylko treść odpowiedzi, ale i sposób jej udzielenia.
Kiedy ankieta jest wymagana
| Klauzula | Postępowanie | Ankieta |
|---|---|---|
| zastrzeżone | nie prowadzi się | nie |
| poufne | zwykłe | tak |
| tajne | poszerzone | tak |
| ściśle tajne | poszerzone | tak |
Przy klauzuli „zastrzeżone” dopuszczenie następuje po pisemnym upoważnieniu kierownika jednostki, jeżeli osoba nie posiada poświadczenia, oraz po szkoleniu (art. 21 ust. 4), bez ankiety i bez postępowania sprawdzającego.
Wyjątek dotyczy także kontrolnego postępowania sprawdzającego: osoba sprawdzana nie wypełnia nowej ankiety dla jego celów (art. 33 ust. 1).
Kto i kiedy ją inicjuje
Postępowanie sprawdzające wszczyna się na wniosek jednostki, nie na wniosek kandydata. Zwykłe postępowanie prowadzi pełnomocnik ochrony na pisemne polecenie kierownika jednostki organizacyjnej (art. 23 ust. 1), poszerzone, ABW albo SKW, m.in. na pisemny wniosek kierownika jednostki lub osoby uprawnionej do obsady stanowiska (art. 23 ust. 2).
Samo przeprowadzenie postępowania wymaga pisemnej zgody osoby, której ma dotyczyć (art. 24 ust. 8).
Bieg terminu liczy się od ankiety
Termin trzech miesięcy na zakończenie czynności biegnie od dnia (art. 24 ust. 6):
- złożenia do pełnomocnika ochrony wypełnionej ankiety, albo
- złożenia wniosku o przeprowadzenie postępowania sprawdzającego wraz z wypełnioną ankietą.
Data złożenia kompletnego formularza ma zatem bezpośredni skutek proceduralny.
Dane osób trzecich
Ankieta zawiera dane osób innych niż wypełniający, członków rodziny, osób polecających. Art. 24 ust. 9 pozwala zbierać i przetwarzać informacje o tych osobach bez ich wiedzy i zgody, w zakresie niezbędnym do ustalenia rękojmi zachowania tajemnicy i wyłącznie w granicach przesłanek z ust. 2.
Czego ankieta nie jest
Nie jest kwestionariuszem osobowym. Kwestionariusz osobowy to dokument rekrutacyjny; ankieta jest elementem postępowania prowadzonego na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych.
Nie jest badaniem lekarskim. Pytania o stan zdrowia służą ustaleniu przesłanek z art. 24 ust. 3. Ewentualne specjalistyczne badania to odrębna czynność, dopuszczalna tylko w postępowaniu poszerzonym i wyłącznie w celu rozstrzygnięcia wątpliwości z art. 24 ust. 3 pkt 2 i 3 (art. 26 ust. 6).
Nie jest dokumentem jednorazowym w karierze. Kolejne postępowanie, po upływie ważności poświadczenia albo przy ubieganiu się o wyższą klauzulę, wiąże się z wypełnieniem ankiety na nowo.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Gdzie znajduje się wzór ankiety?
Stanowi załącznik do ustawy o ochronie informacji niejawnych, wraz z instrukcją wypełnienia (art. 24 ust. 10).
Czy ankieta jest potrzebna przy klauzuli „zastrzeżone”?
Nie. Przy tej klauzuli nie prowadzi się postępowania sprawdzającego (art. 21 ust. 4).
Czy wypełniona ankieta jest niejawna?
Tak. Podlega ochronie jak informacja o klauzuli „poufne” przy postępowaniu poszerzonym albo „zastrzeżone” przy zwykłym (art. 24 ust. 10).
Czy przy kontrolnym postępowaniu wypełnia się nową ankietę?
Nie (art. 33 ust. 1).
Od kiedy liczy się termin postępowania?
Od dnia złożenia wypełnionej ankiety u pełnomocnika ochrony albo wniosku wraz z ankietą (art. 24 ust. 6).
