Kancelaria tajna i zarządzanie dokumentami niejawnymi

Dokument niejawny żyje dłużej niż sprawa, w której powstał. Trzeba go zarejestrować, przekazywać według zasad, przechowywać w odpowiednich warunkach, co najmniej raz na 5 lat sprawdzić, czy klauzula jest nadal uzasadniona (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych), a na końcu zarchiwizować albo zniszczyć w sposób udokumentowany. Tam, gdzie są informacje „tajne” lub „ściśle tajne”, kierownik jednostki tworzy kancelarię tajną i zatrudnia jej kierownika (art. 42 ust. 1). Pomagamy jednostkom uporządkować ten cykl, zwłaszcza tam, gdzie przez lata narosły materiały, których nikt nie przeglądał.

Dla kogo

• Kancelarie tajne i pełnomocnicy ochrony w jednostkach z wieloletnim zasobem dokumentów niejawnych.
• Jednostki, które po raz pierwszy mają przetwarzać informacje „tajne” i muszą utworzyć kancelarię. Kiedy to konieczne, tłumaczy tekst Kancelaria tajna: kiedy trzeba ją utworzyć.
• Jednostki po zmianie kierownika kancelarii, gdy nowa osoba przejmuje ewidencje i musi wiedzieć, co faktycznie ma w szafach.
• Przedsiębiorcy, którzy zakończyli umowę niejawną i muszą rozliczyć się z materiałów.

Co obejmuje

• Kancelaria tajna. Organizacja kancelarii od pomieszczenia po ewidencje, gdy jednostka tworzy ją po raz pierwszy, oraz przegląd istniejącej pod kątem wymagań dla pomieszczeń i obiegu. Kancelaria jest komórką podległą w zakresie ochrony pełnomocnikowi i obsługiwaną przez pracowników pionu ochrony (art. 42 ust. 4). Wymagania: Wymagania dla pomieszczeń kancelarii tajnej i Kierownik kancelarii tajnej: obowiązki.
• Przegląd materiałów. Sprawdzenie, czy każdy dokument nadal spełnia przesłankę klauzuli z art. 5, i przygotowanie wniosków o zmianę albo zniesienie klauzuli tam, gdzie przesłanka ustała.
• Ewidencje. Uporządkowanie dzienników i rejestrów kancelarii, uzgodnienie stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym, wyjaśnienie rozbieżności. Które ewidencje musi prowadzić jednostka: Ewidencja materiałów niejawnych.
• Obieg. Procedury przekazywania, kopiowania, udostępniania i przewożenia materiałów dopasowane do struktury jednostki, a przy informacjach „zastrzeżone” instrukcja z art. 43 ust. 5. Zasady obiegu: Obieg dokumentów niejawnych w jednostce.
• Archiwizacja. Przygotowanie materiałów do przekazania do archiwum zgodnie z kategorią archiwalną i klauzulą.
• Brakowanie. Kwalifikacja materiałów do zniszczenia, dokumentacja komisyjna i nadzór nad samym niszczeniem. Przebieg: Archiwizacja i brakowanie dokumentów niejawnych.

Jak przebiega współpraca

1. Rozmowa z pełnomocnikiem ochrony i kierownikiem kancelarii o zasobie, ewidencjach i tym, co budzi wątpliwości.
2. Inwentaryzacja: porównujemy ewidencje z zawartością szaf i wyjaśniamy różnice. To zwykle najbardziej pracochłonny etap i największa wartość dla jednostki.
3. Przegląd klauzul i przygotowanie dokumentów dla osób uprawnionych do ich zmiany albo zniesienia, bo decyzja należy do nich, nie do nas.
4. Uporządkowanie ewidencji, opracowanie albo poprawienie procedur obiegu.
5. Archiwizacja i brakowanie z kompletem dokumentacji.

Co otrzymujesz

Uzgodniony stan ewidencji, wykaz materiałów z propozycją dalszego postępowania dla każdego z nich, gotowe dokumenty do zmiany albo zniesienia klauzul, protokoły z brakowania i procedury obiegu, które kancelaria będzie stosować dalej sama, na podstawie nieprzenoszalnej licencji (prawa autorskie do opracowanych procedur pozostają przy nas). Jeśli w czasie przejścia brakuje osoby do obsługi kancelarii albo pionu, pomagamy w ramach obsady pionu ochrony. Jednostki, w których porządkowaliśmy zasób, wymieniamy z nazwy na stronie Realizacje.

Najczęstsze pytania

Kto może znieść klauzulę tajności z dokumentu?

Osoba uprawniona do podpisania dokumentu albo jej przełożony, pisemną zgodą, gdy ustały albo zmieniły się ustawowe przesłanki ochrony (art. 6 ust. 3). Przegląd przygotowuje decyzję, ale jej nie zastępuje.

Jak często trzeba przeglądać materiały niejawne?

Nie rzadziej niż raz na 5 lat (art. 6 ust. 4). Kontrolę ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów pełnomocnik ochrony prowadzi co najmniej raz na 3 lata (art. 15 ust. 1 pkt 4). To dwa różne cykle i oba trzeba udokumentować.

Czy dokumenty niejawne można zniszczyć w zwykłej niszczarce?

Niszczenie materiałów niejawnych odbywa się komisyjnie, z użyciem urządzeń o odpowiedniej klasie i z protokołem. Sposób zależy od klauzuli i nośnika, ustalamy go w procedurze brakowania dla jednostki.