Kierownik kancelarii tajnej: obowiązki i odpowiedzialność

← Powrót do przewodnika: Kancelaria tajna

Ustawa wymienia zatrudnienie kierownika kancelarii obok samego jej utworzenia. To sygnał, że nie chodzi o dopisanie zadania komuś, kto akurat ma czas, tylko o obsadzenie stanowiska.

Podstawa i podległość

Zgodnie z art. 42 ustawy o ochronie informacji niejawnych kierownik jednostki organizacyjnej, w której przetwarza się informacje o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”, tworzy kancelarię tajną i zatrudnia jej kierownika.

Kancelaria w zakresie ochrony informacji niejawnych podlega pełnomocnikowi ochrony i obsługiwana jest przez pracowników pionu ochrony. Kierownik kancelarii jest więc pracownikiem pionu ochrony, a nie sekretariatu.

Ta podległość ma praktyczne znaczenie w sytuacjach spornych. Gdy komórka merytoryczna naciska na wydanie materiału osobie bez odpowiedniego uprawnienia, kierownik kancelarii odpowiada przed pełnomocnikiem, a nie przed tą komórką.

Kto może pełnić funkcję

Wymogi wynikają z charakteru pracy i są trzy:

Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli odpowiadającej najwyższej klauzuli materiałów przechowywanych w kancelarii.

Aktualne szkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych.

Przynależność do pionu ochrony, wynikająca wprost z ustawowego opisu kancelarii.

W mniejszych jednostkach pojawia się pytanie o łączenie funkcji. Rozstrzygnięcie zależy od tego, czy połączenie nie tworzy sytuacji, w której ta sama osoba wykonuje czynność i sama ją kontroluje.

Za co odpowiada

Zadania kierownika kancelarii sprowadzają się do jednego wymogu ustawowego: organizacja pracy kancelarii ma zapewniać możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajdują się materiały o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” i kto się z nimi zapoznał.

Z tego wynikają wszystkie konkretne obowiązki:

Przyjmowanie i rejestrowanie. Każdy materiał wpływający do jednostki trafia do ewidencji, zanim gdziekolwiek pójdzie.

Przechowywanie. W urządzeniach odpowiadających klauzuli, w pomieszczeniu spełniającym wymagania.

Wydawanie osobom uprawnionym. Sprawdzenie poświadczenia, sprawdzenie zasady wiedzy koniecznej, odnotowanie faktu wydania i zwrotu.

Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych. Dzienniki i rejestry, z których wynika historia każdego materiału.

Kontrola stanu. Okresowe sprawdzenie zgodności ewidencji ze stanem faktycznym.

Zastępstwo

Punkt pomijany przy tworzeniu kancelarii i boleśnie odkrywany przy pierwszym urlopie.

Kancelaria musi działać także wtedy, gdy kierownika nie ma. Zastępca potrzebuje takich samych uprawnień: poświadczenia odpowiedniej klauzuli, szkolenia i przynależności do pionu ochrony. Wyznaczenie zastępcy powinno być pisemne, a przekazanie odnotowane.

Rozwiązanie „na czas nieobecności klucz zostaje u pełnomocnika” nie zastępuje zastępstwa, bo pełnomocnik nie prowadzi ewidencji.

Przekazanie kancelarii

Zmiana na stanowisku jest momentem podwyższonego ryzyka, więc przeprowadza się ją protokolarnie.

Protokół powinien obejmować: stan urządzeń ewidencyjnych, spis materiałów z porównaniem ze stanem faktycznym, stan kluczy i kodów, stan zabezpieczeń pomieszczenia oraz podpisy przekazującego, przyjmującego i osoby nadzorującej ze strony pionu ochrony.

Najczęstszy błąd polega na przekazaniu samych kluczy. Bez porównania ewidencji ze stanem faktycznym nowy kierownik przejmuje odpowiedzialność za stan, którego nie sprawdził.

Czego kierownik kancelarii nie robi

Nie decyduje o uprawnieniach. Sprawdza je, ale ich nie nadaje.

Nie klasyfikuje materiałów. Klauzulę nadaje osoba uprawniona do jej nadania.

Nie odpowiada za całość ochrony w jednostce. To zadanie pełnomocnika i, ostatecznie, kierownika jednostki na podstawie art. 14 ust. 1.

Rozgraniczenie ma znaczenie także dla samego kierownika kancelarii: jego odpowiedzialność jest szeroka, ale ma granice.

Podsumowanie

Kierownik kancelarii tajnej jest pracownikiem pionu ochrony, podległym pełnomocnikowi, odpowiedzialnym za to, żeby w każdej chwili dało się ustalić, gdzie jest materiał i kto go czytał. Dwie rzeczy decydują o tym, czy funkcja działa w praktyce: wyznaczone zastępstwo i protokolarne przekazanie przy każdej zmianie.

Obsadzacie stanowisko albo przygotowujecie przekazanie kancelarii? Napiszcie do nas.