Nośniki danych w systemie niejawnym: ewidencja i niszczenie
Nośnik jest najbardziej ruchliwym elementem systemu niejawnego i dlatego najczęściej powoduje incydenty. W odróżnieniu od komputera można go włożyć do kieszeni.
Nośnik jest materiałem
Punktem wyjścia jest definicja materiału z art. 2 ustawy o ochronie informacji niejawnych, obejmująca dokument lub przedmiot chroniony jako informacja niejawna, a zwłaszcza urządzenie i wyposażenie, także w części.
Z tego wynika rzecz, która bywa zaskoczeniem: nośnik, na którym przetwarzano informacje niejawne, pozostaje materiałem niejawnym niezależnie od tego, czy dane są na nim widoczne. Usunięcie plików nie zmienia jego statusu.
Oznaczanie i ewidencja
Każdy nośnik dopuszczony do systemu ma:
- oznaczenie odpowiadające najwyższej klauzuli informacji, jakie na nim przetwarzano,
- numer ewidencyjny, pod którym występuje w urządzeniach ewidencyjnych,
- przypisanie do systemu, w którym wolno go używać.
Ostatni punkt jest kluczowy przy stanowiskach autonomicznych. Nośnik przypisany do jednego systemu nie wędruje do innego, a już na pewno nie do komputera biurowego.
Ewidencja nośników odpowiada na te same pytania co ewidencja dokumentów: co, kto, kiedy, na jakiej podstawie i co dalej.
Wnoszenie i wynoszenie
To jest moment, w którym system autonomiczny styka się ze światem, więc procedura musi być tu najbardziej szczegółowa.
Dobra procedura rozstrzyga: kto może wnieść nośnik, jak sprawdza się jego zawartość przed użyciem, gdzie odnotowuje się wniesienie, kto zezwala na wyniesienie, jak potwierdza się zawartość wynoszonych danych i gdzie zostaje ślad.
Zapis „nośniki wnosi się za zgodą inspektora” nie jest procedurą, bo nie mówi, jak ta zgoda wygląda ani gdzie zostaje.
Cykl życia nośnika
Dopuszczenie. Nowy nośnik trafia do ewidencji przed pierwszym użyciem, nie po nim.
Eksploatacja. Używany wyłącznie w przypisanym systemie, przechowywany w warunkach odpowiadających klauzuli.
Wycofanie. Decyzja o wycofaniu jest odnotowana. Do momentu zniszczenia nośnik jest nadal materiałem niejawnym i leży tam, gdzie leżą materiały tej klauzuli.
Zniszczenie. Komisyjnie, protokolarnie, w sposób wykluczający odtworzenie danych. Wpis w ewidencji zostaje, uzupełniony o datę i sposób zniszczenia.
Serwis i awaria
Najczęstszy realny incydent w tej kategorii wygląda tak: dysk się psuje, sprzęt jedzie na gwarancję, nikt nie pomyślał o zawartości.
Procedura powinna z góry rozstrzygać dwie sytuacje.
Naprawa u zewnętrznego serwisu. Nośnik zostaje w jednostce albo jest niszczony przed wysyłką sprzętu. Wysyłka nośnika poza jednostkę jest przekazaniem materiału niejawnego i podlega odpowiednim regułom.
Awaria uniemożliwiająca usunięcie danych. Nośnik, którego nie da się wyczyścić, podlega zniszczeniu fizycznemu.
Warto to zapisać, zanim się wydarzy. W dniu awarii decyzje podejmuje się szybko i pod presją.
Trwałe usuwanie danych
Trzy poziomy, często mylone:
Usunięcie plików nie usuwa danych, tylko wpis w strukturze plików.
Formatowanie w typowym trybie również nie usuwa zawartości.
Nadpisanie albo zniszczenie fizyczne to jedyne metody dające skutek.
Wybór metody zależy od klauzuli i od tego, czy nośnik ma wrócić do użytku, czy być wycofany. Decyzja powinna wynikać z szacowania ryzyka, a nie z tego, co akurat jest wygodne.
Najczęstsze błędy
Nośnik bez ewidencji, wniesiony „na chwilę”.
Ten sam pendrive w dwóch systemach. Najkrótsza droga między siecią biurową a stanowiskiem niejawnym.
Dysk wysłany na gwarancję. Materiał niejawny opuszcza jednostkę bez procedury.
Zniszczenie bez protokołu. Nie da się później wykazać, co i kiedy zniszczono.
Usunięcie wpisu z ewidencji po zniszczeniu. Historia materiału ma pozostać.
Podsumowanie
Nośnik jest materiałem niejawnym od pierwszego zapisu do fizycznego zniszczenia i przez cały ten czas ma numer, miejsce i ślad w ewidencji. Największe ryzyko leży nie w codziennej pracy, tylko w dwóch momentach: przy wymianie danych między systemami i przy awarii sprzętu.
Porządkujecie zasady postępowania z nośnikami? Napiszcie do nas. Porządkujemy ewidencje i nadzorujemy brakowanie: zakres usługi.
