Archiwizacja i brakowanie dokumentów niejawnych
← Powrót do przewodnika: Kancelaria tajna
Materiał niejawny nie zostaje niejawny na zawsze i nie zostaje w kancelarii na zawsze. Obie te rzeczy wymagają jednak decyzji, a nie upływu czasu.
Klauzula nie wygasa sama
To jest najczęstsze nieporozumienie. Klauzula tajności nie znika po latach automatycznie. Potrzebna jest decyzja osoby uprawnionej o jej zniesieniu albo zmianie.
Punktem odniesienia pozostaje definicja z art. 1 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych: informacjami niejawnymi są te, których nieuprawnione ujawnienie spowodowałoby lub mogłoby spowodować szkody dla Rzeczypospolitej Polskiej albo byłoby z punktu widzenia jej interesów niekorzystne.
Przegląd polega więc na odpowiedzi na pytanie, czy ta przesłanka nadal zachodzi. Jeśli nie zachodzi, klauzula powinna zostać zniesiona. Jeśli zachodzi w mniejszym stopniu, obniżona.
Przegląd materiałów
Przeglądy nie są jednorazową akcją porządkową, tylko stałym elementem pracy pionu ochrony. Do zadań pełnomocnika ochrony art. 15 ustawy zalicza między innymi kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ich ochronie.
Praktyczna organizacja przeglądu:
Wykaz materiałów z datami nadania klauzuli, wygenerowany z ewidencji.
Ocena każdego materiału przez osobę uprawnioną do decydowania o klauzuli, najczęściej tę, która ją nadała, albo jej następcę na stanowisku.
Decyzja: utrzymanie, obniżenie albo zniesienie klauzuli.
Odnotowanie decyzji w ewidencji i naniesienie zmiany na samym materiale oraz na wszystkich jego egzemplarzach i kopiach.
Ostatni punkt bywa pomijany. Zniesienie klauzuli na oryginale przy pozostawieniu jej na trzech kopiach tworzy stan, w którym ten sam dokument ma dwa różne statusy.
Co dalej z materiałem
Po przeglądzie są trzy drogi.
Pozostaje w kancelarii, jeśli klauzula została utrzymana i materiał jest nadal potrzebny.
Przekazanie do archiwum, zgodnie z zasadami archiwizacji obowiązującymi jednostkę. Materiał niejawny przekazywany do archiwum nie przestaje być niejawny, więc archiwum musi spełniać wymagania odpowiadające jego klauzuli.
Brakowanie i zniszczenie, jeśli materiał utracił wartość i upłynął okres przechowywania.
Niszczenie
Zniszczenie materiału niejawnego jest czynnością, która nie kończy się usunięciem wpisu z ewidencji. Wpis zostaje, uzupełniony o informację, kiedy i w jaki sposób materiał zniszczono oraz kto przy tym był.
Trzy zasady:
Komisyjnie. Zniszczenie przeprowadza się w składzie co najmniej dwuosobowym, z udziałem pracownika pionu ochrony.
Protokolarnie. Protokół wymienia materiały z numerami ewidencyjnymi, sposób zniszczenia, datę i podpisy.
Nieodwracalnie. Sposób niszczenia musi wykluczać odtworzenie treści. Dotyczy to również nośników elektronicznych, przy których samo usunięcie plików nie jest zniszczeniem.
Nośniki elektroniczne
Nośnik, na którym przetwarzano informacje niejawne, pozostaje materiałem niejawnym niezależnie od tego, czy dane są na nim widoczne.
Wycofanie nośnika z użytku, jego naprawa u zewnętrznego serwisu albo przekazanie do utylizacji to sytuacje, które procedura z PBE powinna rozstrzygać wprost. Oddanie dysku do serwisu bez wcześniejszego zniszczenia zawartości jest jednym z częstszych realnych incydentów.
Najczęstsze błędy
Czekanie, aż klauzula „się przedawni”. Nie przedawnia się.
Zniesienie klauzuli tylko na oryginale. Kopie zostają z poprzednim statusem.
Usunięcie wpisu po zniszczeniu. Ewidencja ma pokazywać historię, także zakończoną.
Zniszczenie jednoosobowe. Bez świadka nie da się później wykazać, co faktycznie zniszczono.
Nośnik do serwisu bez procedury. Materiał niejawny wychodzi z jednostki poza kontrolą.
Podsumowanie
Klauzula znika decyzją, a nie upływem czasu. Materiał opuszcza kancelarię przez archiwum albo przez komisyjne zniszczenie, a w obu przypadkach ślad w ewidencji zostaje. Największe ryzyko leży przy nośnikach elektronicznych i przy kopiach, o których zapomniano przy zmianie klauzuli.
Planujecie przegląd materiałów albo brakowanie? Napiszcie do nas. Prowadzimy przeglądy i nadzorujemy brakowanie: zakres usługi.
