Procedura uzyskiwania poświadczenia: Pełny przewodnik

Procedura uzyskiwania poświadczenia 17 sierpnia 2024 4 min czytania

Kolejność, która porządkuje resztę

Najczęstszy błąd polega na odwróceniu kolejności: kandydat próbuje „załatwić poświadczenie”, żeby zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie. Tak to nie działa.

Postępowanie sprawdzające wszczyna jednostka organizacyjna w związku z konkretnym stanowiskiem lub zleconymi pracami. Zwykłe postępowanie prowadzi pełnomocnik ochrony na pisemne polecenie kierownika jednostki (art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych), poszerzone, ABW albo SKW, m.in. na pisemny wniosek kierownika jednostki lub osoby uprawnionej do obsady stanowiska (ust. 2 pkt 1).

Krok po kroku

1. Ustalenie klauzuli. Jednostka określa, do jakich informacji stanowisko daje dostęp. To przesądza o trybie: zwykłe postępowanie przy klauzuli „poufne”, poszerzone przy „tajne” i „ściśle tajne” (art. 22 ust. 1). Przy klauzuli „zastrzeżone” postępowania nie prowadzi się, wystarczy pisemne upoważnienie kierownika jednostki oraz szkolenie (art. 21 ust. 4).

2. Zgoda kandydata. Przeprowadzenie postępowania wymaga pisemnej zgody osoby, której ma dotyczyć (art. 24 ust. 8).

3. Ankieta. Kandydat wypełnia ankietę bezpieczeństwa osobowego, wzór wraz z instrukcją stanowi załącznik do ustawy (art. 24 ust. 10). Od jej złożenia biegnie termin postępowania.

4. Sprawdzenia. Dane weryfikuje się w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w szczególności w Krajowym Rejestrze Karnym, oraz w ewidencjach niedostępnych powszechnie; te drugie wykonują ABW albo SKW (art. 25 ust. 1 i 2).

5. Czynności dodatkowe. W postępowaniu poszerzonym, jeżeli jest to konieczne w wyniku uzyskanych informacji: rozmowa z przełożonymi i innymi osobami, wywiad w miejscu zamieszkania, sprawdzenie stanu i obrotów na rachunku bankowym oraz zadłużenia (art. 26 ust. 1). Przy klauzuli „ściśle tajne”, także rozmowa z trzema osobami wskazanymi przez osobę sprawdzaną (ust. 5).

6. Wysłuchanie. Przy wątpliwościach niepozwalających ustalić rękojmi organ zapewnia możliwość osobistego ustosunkowania się do informacji; można stawić się z własnym pełnomocnikiem, a z przebiegu sporządza się protokół (art. 25 ust. 6).

7. Rozstrzygnięcie. Przy wyniku pozytywnym organ wydaje poświadczenie i przekazuje je osobie sprawdzanej, zawiadamiając wnioskodawcę (art. 29 ust. 1).

8. Szkolenie i dopuszczenie. Dopuszczenie do pracy przy klauzuli „poufne” lub wyższej wymaga poświadczenia oraz odbycia szkolenia (art. 21 ust. 1). Szkolenie powtarza się nie rzadziej niż raz na 5 lat (art. 19 ust. 3).

Terminy

Etap	Termin	Przepis
Zakończenie czynności	3 miesiące od złożenia wypełnionej ankiety	art. 24 ust. 6
Informacja o zwłoce	na wniosek osoby sprawdzanej	art. 24 ust. 7
Odwołanie od decyzji odmownej	14 dni od doręczenia	art. 35 ust. 2
Przekazanie odwołania z aktami	14 dni od jego otrzymania	art. 35 ust. 3
Rozpatrzenie odwołania	3 miesiące od otrzymania	art. 35 ust. 4

Postępowanie może zostać zawieszone m.in. przy trwającej powyżej 30 dni chorobie uniemożliwiającej jego przeprowadzenie, wyjeździe za granicę na okres przekraczający 30 dni albo gdy ocena rękojmi zależy od rozstrzygnięcia innego organu (art. 27 ust. 1).

Ścieżka w służbach mundurowych

W naborze do Policji postępowanie sprawdzające jest ostatnim, ósmym etapem postępowania kwalifikacyjnego, i tylko wtedy, gdy kandydat nie ma odpowiedniego poświadczenia (art. 25 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji).

Wcześniejsze etapy to: złożenie podania, kwestionariusza osobowego i dokumentów o wykształceniu, test wiedzy, test sprawności fizycznej, badanie psychologiczne, rozmowa kwalifikacyjna, ustalenie zdolności fizycznej i psychicznej oraz sprawdzenie prawdziwości danych z kwestionariusza w rejestrach.

Warto rozróżnić dwa dokumenty: kwestionariusz osobowy należy do etapu pierwszego i jest dokumentem rekrutacyjnym, ankieta bezpieczeństwa osobowego, do etapu ósmego i po wypełnieniu staje się materiałem niejawnym.

Po decyzji odmownej

Odwołanie kieruje się do Prezesa Rady Ministrów, w terminie 14 dni, za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie. Nie wymaga uzasadnienia, ale nie wstrzymuje wykonania decyzji (art. 35). Prezes Rady Ministrów może zlecić dodatkowe czynności, w tym specjalistyczne badania, także na żądanie osoby sprawdzanej (art. 36 ust. 3). Na jego rozstrzygnięcie przysługuje skarga do sądu administracyjnego (art. 36 ust. 2 pkt 6).

Artykuły szczegółowe

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wystąpić o poświadczenie „na zapas”?

Nie. Postępowanie wszczyna jednostka w związku z konkretnym stanowiskiem lub zleconymi pracami.

Od kiedy liczy się termin trzech miesięcy?

Od dnia złożenia wypełnionej ankiety u pełnomocnika ochrony albo wniosku wraz z ankietą (art. 24 ust. 6).

Czy postępowanie może zostać zawieszone?

Tak. M.in. przy chorobie trwającej powyżej 30 dni lub wyjeździe za granicę na taki okres (art. 27 ust. 1).

Czym różni się kwestionariusz osobowy od ankiety bezpieczeństwa?

Kwestionariusz to dokument rekrutacyjny z pierwszego etapu naboru; ankieta należy do postępowania sprawdzającego i po wypełnieniu jest materiałem niejawnym.

Czy odwołanie wstrzymuje skutki odmowy?

Nie (art. 35 ust. 5).